Viagens Corporativas

Viagens corporativas: tecnologia resulta em economia à empresa

11 de Novembro de 2016 | por Equipe Benner

Frequentemente ouve-se em reuniões nas empresas argumentos quanto à busca por redução de custos e despesas de todas as formas. Com viagens corporativas não é diferente. Um dos problemas mais comuns é a falta de controle da conciliação financeira no pós viagem. O não envio das notas fiscais para pagamento acaba gerando um débito enorme por parte da empresa e uma dor de cabeça para você, gestor de viagens.

Imagine esta situação: o colaborador acabou de chegar de uma viagem corporativa, reúne todas as notas fiscais (NFs) de despesas que teve, incluindo: táxis, refeições, aluguel de veículos, uso de pacotes para telefonia e internet para entregar para a sua chefia da área. O gerente encaminha as NFs para o financeiro fazer o lançamento no sistema de gestão da empresa (ERP).

Lá os documento são conferidos para ver se os gastos estão de acordo com a política interna de viagens da empresa. Caso existam gastos não inclusos (alimentação que passou do valor que a empresa reembolsa, gorjeta, entre outros) é enviado para o Recursos Humanos descontar do pagamento do viajante.

Ufa! Com todos esses processos sendo feitos manualmente o tempo despendido é imenso e com a falta de controle corre-se o risco de haver falhas e os valores serem lançados erroneamente. A prestação de contas é uma das etapas da viagem corporativa que consome mais tempo. Juntar as notas, preencher formulários e entregar os relatórios é uma atividade que não agrega valor para a empresa e reduz os índices de produtividade dos colaboradores envolvidos.

Além desses processos, há também o risco de erros na conciliação financeira com os fornecedores (agência de viagens, companhia aéreas, hotéis, locadoras de veículos, bancos, seguradoras, empresas de câmbio, transporte executivo e despachantes) envolvidos nos serviços de viagens.

Para esses problemas cessarem é necessário que você, gestor de viagens, tenha um controle que ajude a centralizar todos os pagamentos relacionados às despesas de viagens corporativas para assim poder identificar e escalar oportunidades de redução de custo.

Com uma solução tecnológica de gestão de viagens corporativas, o gestor pode dizer adeus à falta de controle. Nela, todos os custos envolvidos em cada viagem ficam detalhados, assim como a prestação de contas e conciliação de faturas fica sistêmica, permitindo, inclusive, confrontar as informações que estão no arquivo do fornecedor com as das viagens que estão no sistema e apurar se tudo o que está sendo cobrado é devido. E ainda é possível fazer a integração com os principais sistemas de gestão (ERP) do mercado.

Com a integração entre a solução e o ERP a importação de todos os serviços emitidos nas viagens fica automática. O lançamento de cada despesa contábil informa ao financeiro os valores que precisam ser pagos ao colaborador e, no caso de itens faturados ou com cartão de crédito virtual, possibilita fácil conferência, pois já estão disponíveis no “contas a pagar”.

Além disso, após realizado o pagamento, a solução “avisa” ao ERP que o colaborador já foi pago e isso possibilita o acompanhamento pelos favorecidos de todo o processo de viagens e despesas, sem a chance de atrasos de pagamento, erros de lançamento contábil e ainda reduz a insegurança do gestor na aprovação de despesas.

Uma ferramenta de gestão de viagens corporativas possibilita que o gerente da área analise e controle os gastos de viagens, preparando e distribuindo relatórios gerenciais para pensar em ações estratégicas voltadas à redução de custo de uma maneira que ele seja indispensável para a diretoria da empresa.

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