Viagens Corporativas

Viagens corporativas: como otimizar a conciliação das faturas?

28 de Outubro de 2016 | por Equipe Benner

Os processos internos de viagens da sua empresa são descentralizados e realizados manualmente? Você, gestor de viagens, trabalha em um empilhado de relatórios ou sistemas e acha aquilo nada mais que um Excel melhorado? Depois que o viajante presta contas ele demora dias para receber e você não sabe nem mesmo onde o processo foi parar? Você acha que a culpa é do ERP ou do setor financeiro?

Se você se sentiu pressionado com essas perguntas, se pensou que trabalha em um lugar com processo obsoleto saiba que a sua empresa não é a única. A gestão de viagens corporativas tem uma série de processos que precisam ser controlados por um sistema específico. Afinal, não adianta muito a sua empresa ter uma política de viagens bem definida e detalhada se ela não pode ter sua eficácia monitorada com facilidade, não é mesmo?

Um sistema específico para gestão de viagens corporativas fornece o controle necessário para que a política seja ativa online dentro da solução. Por exemplo, se o colaborador solicitar uma passagem fora do prazo, ou que não seja na faixa do melhor preço, o usuário é logo alertado em tempo real que está descumprindo as regras da empresa.

O gestor pode contar também com relatórios de controle, que são bastante eficazes em mostrar onde está o problema e a plena integração da solução de gestão de viagens corporativas com o ERP da sua empresa reduz muito o retrabalho e as conferências das equipes de contabilidade e finanças. Além de tudo isso, é muito fácil de usar já que é muito semelhante aos que os colaboradores já utilizam nos sites de viagens tradicionais.

O Benner eBusiness Travel and Expenses é uma solução completa de gestão de viagens corporativas (OBT – OnLine Booking Tool), que permite que a sua empresa gerencie todos os tipos de despesas de viagens, dando a possibilidade de escolher os fornecedores parceiros (agência corporativa) e a consultoria. Atende às diferentes políticas de viagens, onde aprovações, controle do relacionamento com agências e emissão de passagens são customizadas. Suas políticas, fluxos de autorização e cadastros são integráveis a quaisquer ERPs. Também conta com processo simplificado de prestação de contas de despesas de viagem com alto nível de detalhamento e transparência.

Além disso, permite realizar a conciliação segura de faturas por meio da análise das informações dos fornecedores disponibilizadas no sistema. Durante todo o processo, é possível apurar tudo o que está sendo cobrado e devido, como por exemplo a apuração do fee das agências. Contempla ainda a geração do documento financeiro.

Com a importação automática de todos os serviços emitidos no sistema da Benner e de todos os adiantamentos e prestações de contas a solução já realiza o lançamento de cada despesa em sua respectiva conta contábil. Informa ao financeiro os valores que precisam ser pagos ao colaborador e, no caso de itens faturados ou com cartão de crédito virtual, possibilita fácil conferência, pois já estarão disponíveis no “contas a pagar”.

Após realizado o pagamento o sistema devolve a informação que o colaborador já foi pago e isso possibilita o acompanhamento pelos favorecidos de todo o processo de viagens e despesas, sem a chance de atrasos de pagamento, erros de lançamento contábil e reduz a insegurança do gestor em aprovações de despesas.

Com o Benner eBusiness Travel and Expenses a conciliação de faturas e notas fiscais das viagens corporativas da sua empresa ficam automatizadas, aumentando a agilidade, efetividade e a produtividade de toda a equipe e também proporcionando maior economia para a companhia.

Para saber mais, entre em contato com a gente e solicite uma demonstração!

viagem_corporativa_ benner

Comente