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Recursos Humanos

Por que a automação na Administração de Pessoal ajuda sua empresa?

18 de Outubro de 2018 | por Equipe Benner

Aumentar a produtividade, reduzir custos, agilizar a rotina e deixar mais tempo para os gestores se ocuparem com outras atividades. Este é o objetivo atual da área de Administração de Pessoal, dentro de Recursos Humanos: automatizar tarefas, desde o processo seletivo até o desligamento de colaboradores. 

Empresas de todos os setores podem perder dinheiro por falhas na gestão da folha de pagamento. Isso, por problemas que poderiam ser facilmente resolvidos com a tomada de pequenas decisões. Assim como a área fiscal e contábil, a folha é muito importante e não pode ser subestimada. Inobservância da lei, falta de controle, negligência de mudanças e acordos, realização de pagamentos indevidos e falhas com planilhas, são questões que precisam ser resolvidas. 

Por que automatizar a rotina operacional do RH

A transformação digital está revolucionando a forma de atuação do setor, já que a automação pode poupar a área de toda a rotina operacional. Por isso, é fundamental acompanhar as inovações tecnológicas e descobrir como elas podem otimizar seus processos. Com o uso da tecnologia, a equipe de administração de pessoal tem mais disponibilidade para elaborar estratégias de gestão de pessoas focadas nos objetivos da empresa

Por isso, confira 9 processos que podem (e devem!) ser automatizados no setor de RH:

#1 Recrutamento, seleção e contratação:

A contratação de funcionários, um dos mais importantes e complexos processos de RH, pode se beneficiar muito com automação. Trata-se de um procedimento que envolve uma série de agentes, como solicitante da vaga, o departamento de RH e o gestor da área. Além disso, automatizar o processo, desde a solicitação de contratação, seleção, entrevistas e testes até a chegada do funcionários é um ganho de produtividade e efetividade.

#2 Legislação trabalhista

Além de ter o conhecimento necessário sobre as leis voltadas para o trabalhador, com destaque para a CLT, o departamento pessoal tem a função de acompanhar todas as alterações da legislação, para que sejam mantidas sempre atualizadas e devidamente implementadas na empresa. Uma solução automatizada, de um fornecedor especializado já reflete as exigências da lei.

#3 Pedido de férias

Solicitações de férias levam um tempo quando feitas manualmente. Um pedido de licença automatizado significa que o funcionário conta com um formulário que mostra automaticamente o número de dias disponíveis para uso em diferentes categorias. Os gerentes também podem ver rapidamente um calendário compartilhado para garantir que não haja dependências. Uma vez aprovado, o processamento do RH e do financeiro é apenas uma formalidade, pois todos os outros detalhes foram verificados pelo sistema.

#4 Folha de Pagamento

Os processos de pagamento também podem ser agilizados e contar com mais segurança com recursos automatizados. Dados integrados entre as diversas fontes dos lançamentos para folha de pagamento, memória de cálculo e extrato analítico, monitoramento e controle por eventos são alguns dos pontos importantes da automação. Além da segurança e auditoria por perfil de usuários, e histórico de alterações

#5 Controle de ponto

Se o funcionário tem o dever de bater o ponto todos os dias no início e no fim do expediente, cabe ao departamento pessoal controlar os dados de frequência, que são compilados em um relatório mensal. A partir desses registros, é possível verificar e calcular horas extras ou faltantes para que as devidas compensações sejam realizadas. O controle de ponto integrado a folha traz muita produtividade e mais seriedade quando o assunto são horas extras ou faltas dos colaboradores.

#6 Gestão dos dados dos colaboradores

Ao utilizar um software de RH, o gestor consegue poupar tempo com registros cotidianos dos colaboradores. Assim, é possível que o líder se ocupe apenas com as anomalias identificadas no sistema e possa conferir dados com rapidez. Isso pode ser aplicado a vários procedimentos-padrão da empresa como a criação de autorizações, contratos e cadastros. As informações ainda ficarão à disposição do gestor, economizando o tempo de preenchimento de dados. Com o eSocial, a gestão dessas informações é fundamental.

#7 Processo de Desligamento

Da mesma maneira que a automatização facilita os processos de contratação, ela também pode assessorar nos afastamentos e desligamentos de colaboradores.
A tecnologia pode otimizar procedimentos como a coleta e o processamento de documentos para o desligamento do funcionário e o recebimento de cartões de acesso e equipamentos. Além disso, a atualização de dados após a demissão também é realizada pelo sistema.

#8 Gestão de benefícios

Os benefícios oferecidos por uma empresa variam conforme o caso. Alguns são oferecidos por tipo de cargo que o profissional ocupa. Outros variam por nível hierárquico do cargo e possuem diferentes valores. Gerenciar cada particularidade manualmente pode ser uma tarefa exaustiva e passível de erros. O controle de benefícios será mais confiável por meio de uma solução tecnológica especializada e você ainda poderá gerar relatórios de análise das situações atuais de cada colaborador.

Esses são alguns dos processo que são transformados pela automação. Um RH digital traz para o trabalho do RH e da organização maior eficiência e libera tempo para a realização efetiva da gestão de pessoas e para o RH possa acompanhar as principais tendências do mercado para a área.

A Benner oferece esses vários tipos de inovação e pode ajudar a sua empresa a se beneficiar da tecnologia que auxilia a gestão de seu RH! Fale conosco!

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