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ERP

O que sua empresa precisa fazer para estar preparada para o EFD-Reinf?

7 de Maio de 2018 | por Equipe Benner

Complementar ao eSocial, surge o EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída). Trata-se de uma nova obrigação que diz respeito às retenções dos impostos referentes às notas fiscais já na fonte, de tributos como PIS, Cofins, Imposto de Renda, CSLL e INSS.

E assim como aconteceu com os demais projetos do Sped, que mudaram a prestação de contas de informações fiscais e tributárias, sua empresa precisa entender as mudanças e como se preparar para elas.

O não cumprimento da obrigatoriedade do EFD-Reinf acarretará multa de até R$1.500 por mês calendário, além de 3% sobre o valor das transações comunicadas de forma errada ou incompleta. Além disso, haverá cobrança de mais 300% sobre o valor dos movimentos que forem declarados a menor do que aconteceu na realidade.

Melhor se preparar não é mesmo!? Então confira o que é a Reinf e como sua empresa será impactada pelo projeto!

EFD-Reinf: O que é 

Criado pela Instrução Normativa RFB nº 1701, de 14 de março de 2017, o EFD-Reinf é mais uma forma de prestação de contas trazida pelo Sped. Ela visa a
escrituração de rendimentos pagos e retenções de imposto de renda e contribuição social, exceto as relacionadas ao trabalho e informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas.

Cabe à escrituração Reinf mostrar ao governo se a sua empresa pagou corretamente os tributos relacionados à prestação de serviços. Todas as atividades que envolvam serviços sem vínculo empregatício, devem ter os impostos recolhidos pela empresas jurídicas, mesmo imunes e isentas.

Ela vai substituir a atual EFD-Contribuições, que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB). Sendo assim, uma parte das informações da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência) e da DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte) serão tratadas na nova obrigação. Além da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e do CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).

Prazos e forma de entrega da Reinf

Assim como aconteceu com as demais etapas do projeto Sped, como a entrada do eSoclal, por exemplo, os prazos da EFD-Reinf também variam. A última publicação estipulou o seguinte cronograma:

  • Maio/Junho de 2018: empresas com faturamento anual maior que R$ 78 milhões em 2016, devem começar a fazer a Reinf entre o dia 1º de maio a 15 de junho.
  • Novembro/Dezembro de 2018: demais empresas, com faturamento anual menor que R$ 78 milhões devem fazer a declaração.
  • Maio/Junho de 2019: é o prazo estabelecido até aqui para os órgãos públicos cumprirem suas entregas.

A base da EFD-Reinf continua sendo a nota fiscal eletrônica (NFe) e a nota fiscal eletrônica de serviço (NFSe). As empresas que estão obrigadas a prestar informações por meio da Reinf, além do faturamento, também precisam atender entregar outros dados indicados na declaração do imposto de renda, tais como:

  • Serviços tomados/prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada;
  • Retenções na fonte (Imposto de Renda, CSLL, COFINS, PIS/PASEP) incidentes sobre os pagamentos diversos efetuados a pessoas físicas e jurídicas;
    Recursos recebidos por / repassados para associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional;
  • Comercialização da produção e à apuração da contribuição previdenciária substituída pelas agroindústrias e demais produtores rurais pessoa jurídica;
    Empresas que se sujeitam à CPRB (cf. Lei 12.546/2011);
  • Entidades promotoras de evento que envolva associação desportiva que mantenha clube de futebol profissional.

Se sua empresa se enquadra em alguns desses requisitos e nessas operações, já está mais do que na hora de saber como é a entrega e se preparar para ela.

Como se preparar para a entrega da Reinf

A obrigatoriedade da EFD-Reinf vai trazer mudanças, ao passo em que desvincula informações da EFD-Contribuições e do eSocial, e passa a permitir que a entrega seja realizada em diversas transmissões de períodos diferentes.

Então você precisa revisitar os processos de escrituração na sua empresa, para garantir que vai atender todos os pontos. É importante ter certeza que sua ferramenta de gestão fiscal fiscal ou seu ERP (sistema de gestão empresarial) esteja preparada para a obrigação e ajude a organizar todas as informações que devem ser transmitidas ao Reinf.

Simplificando o cenário, você precisa:

  1. Entender o layout de envio das informações. Os arquivos devem ser compatíveis com o formato XML, para envio individual e XSD ou WSDL para arquivos em lote.
  2. Conhecer o Portal Web na internet da EFD-Reinf. O preenchimento e salvamento dos campos e telas já operam a geração e transmissão do evento.
  3. Verifique se é necessário que sua empresa utilize certificado digital ou, para os dispensados de ter esse certificado, busque seu código de acesso.

O manual explica tudo isso em detalhes. Mas vale salientar que a EFD-Reinf não funciona por meio de um programa offline gerador de declaração (PGD) ou validador e assinador (PVA), então você encontrará um aplicativo para download no ambiente do contribuinte para importar os arquivos e fazer as validações antes de transmissão.

Por isso, sanear seus processos e dados para ter certeza que vai dispor de todos os dados necessários é indispensável. E contar com uma solução tecnológica completa e atualizada também.

Então, mesmo que sua empresa ainda não entre no grupo de empresas com menor prazo, é bom se antecipar e planejar bem a execução de cada etapa. E considere que talvez seja necessário encontrar um bom parceiro de tecnologia para viabilizar de uma vez por todas o atendimento das obrigações do Sped sem sofrimento.

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