Compliance Jurídico

O que preciso saber antes de contratar um software de gestão jurídica?

27 de Outubro de 2015 | por Equipe Benner

A busca por um sistema de gestão integrado vai bem além das necessidades listadas pelo departamento jurídico. Essa análise precisa ser feita considerando também os parâmetros da área de Tecnologia de Informação (TI) da empresa. Por isso, conhecer os principais critérios que interferem nessa escolha facilita para que a ferramenta a ser contratada atenda a requisitos importantes, tais como o de gestão da informação e o da segurança de dados.

Conheça seis critérios importantes que um excelente software de gestão focado no departamento jurídico deve ter para suportar as atividades do departamento e ainda cumprir as exigências da TI:

1. Solução que traga  ROI no menor tempo

 

Em tempos de retração econômica, as empresas dão prioridade aos projetos que acelerem o ROI (retorno sobre o investimento) e tragam benefícios de forma mais rápida. Nesse sentido, fique atento para encontrar uma tecnologia capaz de alavancar a eficiência operacional do departamento jurídico automatizando processos via workflow e racionalizando os pagamentos feitos aos escritórios terceirizados, dando mais assertividade a esse processo.  

Pensando ainda na melhor gestão de custo, o sistema de gestão integrado ideal também deve melhorar a performance do departamento monitorando acordos realizados e estabelecendo ações de prevenção, a partir de um controle automatizado do processos. Também deve ser possível gerenciar os depósitos judiciais, proporcionando a redução de capital paralisado na justiça, de modo a melhorar o desempenho financeiro do departamento jurídico.

2. Atendimento rápido

 

Outro critério importante para avaliar no momento de contratar um software de gestão jurídica é avaliar a política de suporte que o fornecedor do software contratado oferece em eventuais dificuldades.

Nesse caso, certifique-se como funciona o atendimento da empresa terceirizada nessas eventualidades, para que a sua equipe de TI possa contar com o fornecedor e não fique sobrecarregada com novas demandas que possam surgir.

Outro aspecto importante é que a solução jurídica disponha de relatórios detalhados sobre as falhas ocorridas e alertas de possíveis indisponibilidades, oferecendo alternativas para medidas preventivas. Considere, ainda, procurar clientes que já utilizem a ferramenta, a fim de identificar quais problemas eles já tiveram e como a empresa atendeu.

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3. Capacitação e treinamento da equipe e integração com outras ferramentas

 

A facilidade dos componentes do time na utilização da ferramenta deve ser outro critério observado na pesquisa de um sistema de gestão integrado focado na área jurídica.

A solução deve melhorar e facilitar a rotina e não criar demandas maiores e mais complexas, que possam sobrecarregar o departamento jurídico e a equipe de TI. Observe também se o software tem potencial para integração com outras ferramentas da empresa, como o ERP (sistema de gestão integrada), por exemplo.

Leia também: Como escolher um bom software jurídico?

 

4. Atualização de versão

 

A solução perfeita deve garantir evolução técnica e legal permanentemente, alinhada à dinâmica da área jurídica e seus desafios.

Além disso, deve garantir que as rotinas personalizadas da sua empresa sejam incorporadas automaticamente ao sistema jurídico, sem a necessidade de reimplantação do software, evitando custos maiores que o previsto inicialmente na adesão ao serviço. Se você não tomar o cuidado de checar como acontece a atualização, pode ser surpreendido com custos extras e ter muita dor de cabeça.

5. Cases de sucesso

 

Uma das mais importantes ferramentas de análise antes de adquirir uma solução é conhecer os cases do fornecedor.

Nesse caso, é válido reforçar que não se deve levar em conta a similaridade de atuação no ramo da empresa e, sim, o formato de trabalho e as características de atuação do departamento jurídico que já conta com o serviço.  

Afinal, é essa dinâmica que pode ser similar aos desafios que você enfrenta em sua área. Também é importante possibilitar o diálogo entre as equipes de TI (da empresa que é case de sucesso e da sua empresa), para que possam conversar sobre aspectos mais técnicos.

6. Segurança de dados e sincronia com a legislação nacional e internacional

 

Por último é fundamental ter atenção quanto à privacidade das informações. Esse é um critério importante para manter a empresa dentro das regras de compliance, ou seja, em conformidade com leis e regulamentos internos e externos.

Desse modo, a ferramenta deve dispor de processos que estejam em sintonia com a política de sergurança de dados da corporação e, ainda, outros dispositivos que regulem o setor, favorecendo o processo de controladoria. Isso também garante mais transparência nas informações e nos processos de negócio na corporação.

Nesse contexto, é válido checar se a solução está alinhada aos parâmetros da Lei Sarbanes-Oxley (também conhecida como SOX), que prevê a criação de mecanismos de auditoria e segurança confiáveis dentro da empresa.

Ficar atento a esses fatores vai ajudá-lo a encontrar a solução ideal para o departamento jurídico e que também se encaixe nos parâmetros estabelecidos pela área de TI da sua empresa. O objetivo final é potencializar a produtividade do seu time, obtendo mais controle sobre as atividades da maneira mais prática possível e dentro do orçamento.

Para conhecer as oportunidades que as soluções tecnológicas reservam ao departamento jurídico, continue ligado aqui no Blog. Até o próximo post!

 

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