Compliance Jurídico

Como melhorar a performance do departamento jurídico

9 de Outubro de 2015 | por Equipe Benner

São vários os desafios do departamento jurídico para atender às necessidades que surgem de todos os lados da empresa. Um desses passa pelo atendimento, com eficiência, dos pedidos de análise que chegam de outras áreas, com complexidades diferentes, especialmente as que vêm da equipe de marketing. 

Vamos combinar que não é nada confortável ver aquela pilha de papéis ou mesmo a lista interminável de e-mails sinalizados como não lidos.

Boa parte da solução para esse problema passa pela informatização das etapas. Cada vez mais as empresas têm percebido isso, mas pecam ao considerarem que esta medida por si só vai resolver os problemas. Essa providência deve vir acompanhada de uma estratégia de automatização também, para alcançar os impactos desejados. Para deixar bem claro o que isso significa e quais vantagens você terá ao adotar uma solução como essa, relacionamos algumas dicas para melhorar a performance do departamento jurídico da sua empresa. Veja só:

#1 As vantagens de informatizar e automatizar o processo

Na intenção de resolver esses gargalos, há departamentos que adotam soluções que informatizam, mas que não automatizam o processo. E isso não soluciona o problema porque ao informatizá-lo, você deixa de realizar tarefas manuais, mas ainda precisa de alguém para continuar tomando a iniciativa e dar o start de cada uma das etapas seguintes. O que significa que, mesmo com a informatização, você dependerá da organização de cada um dos integrantes do seu time para fazer com que os próximos passos aconteçam.

Diferentemente do processo automatizado num software de gestão, que determina automaticamente para a pessoa a tarefa a ser realizada, deixando o funcionário com a mente mais livre para dedicar-se à tarefa que é sua especialidade.

#2 Maior eficiência na gestão de custos 

Isso pode gerar custos a mais para você ou pagamentos errados para o seu contratado, impactando na relação de confiança, que é necessária para o êxito da parceria. Outra vantagem é que um controle desse dá transparência ao processo e reduz riscos de perdas de informação ou de falhas que possam ser percebidas pela auditoria, evitando dor de cabeça lá na frente.Essa é outra garantia conquistada pela automatização do processo, pois facilitará o controle de pagamentos dos credenciados de maneira integrada com o escritório terceirizado, não dependendo de informações que cheguem por e-mail ou que fiquem armazenadas em arquivos que circulem sem a garantia de ter a versão final destes.

#3 Controle adequado da versão dos documentos

Aquele vai e vem de arquivos por e-mail ou que ficam salvos em estações de trabalho está com os dias contados ao adotar a automatização do processo. Em softwares de gestão específicos, é possível controlar com mais eficiência as versões de minuta de contrato, bem como as versões de aprovação, conservando o histórico de análises trazidas nos comentários pelos que participam do processo. O controle de versionamento faz com que se reduzam os riscos de trabalhar com documentos que não tenham validade, garantindo maior transparência ao processo.

#4 Alertas de compromissos


Ao automatizar o processo, é possível uma melhor organização de alertas para evitar perdas de compromissos importantes, como comparecimento em audiências ou acompanhamento mais rigoroso de datas de vencimento de contratos. Em um departamento jurídico com volume grande de ações por mês, se não for bem organizada essa agenda, podem incorrer em falhas de representação junto ao juiz, aumentando os riscos de perder as causas julgadas, o que pode resultar em um impacto financeiro para a sua empresa.

Esses são algumas das vantagens que o seu departamento jurídico pode ter ao automatizar o processo da área. As informações organizadas darão mais autonomia para que o líder possa focar também na gestão estratégica, a partir da otimização do tempo e com a redução dos riscos de informação que hoje possam estar centralizadas em e-mails e máquinas pessoais.

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