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Compliance Jurídico

Indicador jurídico: mais efetividade na tomada de decisões

15 de Maio de 2018 | por Equipe Benner

Se você tem a sensação de estar se afogando em dados e métricas, não é para menos. A quantidade de informações, documentos e processos cresce exponencialmente a cada dia. Para se ter uma dimensão disso, no Brasil são 110 milhões de processos que passaram pelo judiciário e cerca de 80 milhões ainda estão dependendo de julgamento de acordo com o Relatório Justiça em Números, do Conselho Nacional de Justiça. É um verdadeiro tsunami que pode levar o seu departamento jurídico por água abaixo.

Para garantir que você e sua equipe possam surfar nessa onda gigantesca de informações com uma gestão adequada e estratégica, é preciso seguir uma metodologia para construir indicadores jurídicos que façam sentido. E, em última instância, que sejam efetivos na tomada de decisões.

Confira como ser um “surfista de ondas gigantes” no mar de métricas do jurídico.

Metodologia para construir um indicador jurídico

Em primeiro lugar, é preciso dizer que a metodologia de Indicadores Chaves de Performance ou, em inglês, Key Performance Indicators (KPIs), é universal e pode ser perfeitamente aplicada ao segmento jurídico. KPIs são métricas que indicam se uma empresa ou departamento está tendo ou não um bom desempenho, permitindo um controle e um ajuste fino na gestão.

E como foi dito, dados e métricas estão em toda parte. Então não é difícil ficar desorientado e perder o foco nos indicadores jurídicos que são verdadeiramente essenciais para o seu departamento.
É preciso saber também que, embora todas as áreas jurídicas das empresas tenham, em maior ou menor grau, os mesmos desafios, os KPIs devem ser pensados exclusivamente para a sua realidade. Eles devem refletir sua missão, seus objetivos e os principais indicadores de desempenho devem estar fundamentados por essas metas.

  • Exemplo 1: Imagine que você é do departamento jurídico de uma multinacional ou com unidades em vários estados. Nesse caso, faz total sentido acompanhar o desempenho dos processos abertos por filial, certo? Esse indicador serve para identificar possíveis unidades que tenham um volume de processos abertos superior à média das demais. O que pode indicar a necessidade de tomar alguma ação direcionada.
  • Exemplo 2: Agora, se você é do jurídico de uma empresa que não tenha filiais ou outras unidades de negócio, o que pode ser mais importante é monitorar as ações por assunto ou categoria. É uma métrica que ajuda a entender se na sua empresa os processos são originados de ações trabalhistas, de questões ambientais ou do setor de cobrança. Isso permite que sejam direcionadas medidas preventivas para reduzir o volume de processos contra a empresa ou, mesmo, em favor dela. Pois os custos do processo podem superar os ganhos, mesmo de uma decisão favorável.

É importante também adotar uma abordagem integrada para as métricas, porque os KPIs são dependentes uns dos outros dentro de um quadro geral que segue o fluxo de trabalho e os processos dentro de uma empresa. É o caso dos indicadores acima: a multinacional vai precisar monitorar tanto os processos abertos por filial quanto às ações por assunto ou categoria.

Ambos devem estar no espectro e no fluxo de uma plataforma tecnológica que capture e trate esses indicadores, gere relatórios e painéis de controle (dashboards) e permita análises precisas para a tomada de ação.

O que é preciso para que os indicadores sejam efetivos

Atenção! De acordo com o Guide to Key Performance Indicators: “communicating the measures that matter produzido pela Price Waterhouse Coopers, medir e monitorar o desempenho dos negócios é fundamental, mas concentrar-se nas métricas erradas também pode ser prejudicial.

Muito tempo e dinheiro são gastos tentando otimizar indicadores que não são verdadeiramente importantes. Ou podem ser KPIs mal estruturados ou muito difíceis e caros de obter e monitorar regularmente.

Então confira algumas questões-chave para obter indicadores jurídicos confiáveis e relevantes: 

  • Direto ao ponto: para ser efetivo, o indicador deve ser específico o suficiente para ser entendido por todos e para que todos sigam na mesma direção. Se um KPI for muito amplo ou muito vago, ele poderá ser interpretado de muitas maneiras diferentes, sem alcançar o seu objetivo.
  • Poucos e bons: é aconselhável limitar o número de KPIs que você escolhe para otimizar e monitorar. Isso o obriga a pensar sobre as métricas que são verdadeiramente críticas para o seu sucesso, dando foco ao que interessa. De outro lado, muitos indicadores podem exigir grandes investimentos em tempo e esforço, o que pode sair caro.
  • Viável: ao estabelecer um indicador é preciso considerar sua viabilidade. Ele realmente vai incitar uma ação? E ele pode ser controlado pelo seu departamento ou por sua empresa? Se as circunstâncias que alimentam o KPI estiverem fora do seu controle, ele não poderá ser acionado e não será viável.
  • Atingível: não faz sentido selecionar um KPI se os dados não são precisos ou confiáveis, se não puderem ser obtidos e apresentados às partes interessadas, ou se isso for excessivamente oneroso.
  • Mutável: os negócios não são estáticos e seus KPIs também não devem ser. Reserve um tempo para analisar os motivos pelos quais aqueles indicadores fizeram sentido. Se o contexto sofreu alterações, certamente suas métricas terão que ser redefinidas ou ajustadas para atender a essas mudanças.

Como foi visto, os indicadores devem seguir uma metodologia que realmente faça sentido para a realidade do seu departamento jurídico. E, ao mesmo tempo, você deve revisar periodicamente seus processos e ferramentas para monitorar e agir de acordo com o que as métricas apontam. É preciso que o gestor do jurídico se faça as seguintes perguntas: 

  • Eu tenho os processos e ferramentas certas para agir de acordo com o caminho que meu monitoramento indica? 
  • Eles oferecem suporte à tomada de decisões baseada em dados e à melhoria dos resultados de negócios?

As respostas podem exigir apoio da área TI mas é menos complexo do que você imagina. Saiba no próximo post como a Benner entrega indicadores jurídicos efetivos com uma plataforma de tecnologia e gestão especialista.

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