Compliance Jurídico

Eficiência máxima na área jurídica pede mais automação dos processos

24 de Novembro de 2015 | por Equipe Benner

O atual software jurídico adotado pela sua empresa demanda muita operação manual e acaba comprometendo a agilidade da equipe? Resgatar a eficiência do time é necessário para atender aos novos desafios que se impõem ao departamento. E isso é possível ao aderir a uma solução que garanta a automação dos processos e que facilite a realização das tarefas no dia a dia, otimizando o tempo do seu time.  

As vantagens disso é eliminar os controles feitos manualmente (ou de maneira individualizada), alavancando a produtividade, ainda mais quando área jurídica tem um grande fluxo de gestão de contratos e conta com operações realizadas em unidades no exterior, além de escritórios parceiros.

EFICIÊNCIA MÁXIMA NA ÁREA JURÍDICA PEDE MAIS AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS


Melhorias nesse contexto são possíveis porque o sistema de gestão integrado focado na área jurídica padroniza processos e, por meio do workflow, garante um fluxo de trabalho organizado. A solução ideal permite ter clareza quanto à distribuição de tarefas e seus responsáveis dentro do departamento, bem como as atividades que estão sendo realizadas por escritórios credenciados. No fluxo de aprovação de uma minuta de contrato com um parceiro, por exemplo, a ferramenta reúne o histórico das análises, possibilitando um rígido controle de versão dos arquivos.


Vale salientar que, para um bom funcionamento da solução tecnológica dentro dos requisitos mencionados, é necessário dar atenção à gestão de processos da área. Se eles não estiverem bem alinhados, pode ser que seu departamento esteja concentrando muito esforço em tarefas que poderiam ser executadas de um modo mais facilitado.


Isso quer dizer que, para que sua empresa possa obter ao máximo as vantagens da melhor tecnologia, é provável que ela tenha que passar por um redesenho dos  processos internos da área jurídica. Mas não se preocupe, um fornecedor experiente, com a melhor solução, será seu parceiro também nessa etapa. Consultoria especializada será peça fundamental para mapear a evolução do mercado e garantir a presença dos quatro pilares importantes para os processos da área: custos, qualidade, eficiência e gestão. Confira como:


  1. Mapeamento da situação atual (As Is): é como uma fotografia do comportamento atual de cada processo: como é realizado, quem são os responsáveis, quais são as maiores dificuldades e oportunidades de melhoria.
  2. Proposição do novo processo (To Be): é a forma como os processos deverão funcionar, incorporando melhorias identificadas ao longo do mapeamento de processos As Is, com aplicação das melhores práticas do mercado.

Para essas duas etapas, é necessário envolver as pessoas certas para contribuir com o levantamento das informações, assim como engajá-los para posterior implantação do novo processo. Esse envolvimento se dará por meio de reuniões de trabalho, com abordagens bastante colaborativas, focando pontos críticos e aspectos sensíveis que merecem maior atenção da equipe de trabalho.


Será necessário também documentar todo o processo em forma de fluxograma que representam visualmente toda a comunicação entre as etapas do processo, seus responsáveis e produtos resultantes, assim como descrevê-los, detalhando cada passo. A formalização do processo se dá pelo compartilhamento com todos os envolvidos, promovendo um alinhamento e equalizando o conhecimento sobre o novo formato de trabalho.


  • Você já ouviu falar de BPM - Business Process Modeling e BPM/N - Business Process Modeling Notation? Trata-se de um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações por meio da melhoria dos processos de negócio. A utilização desse conceito padroniza os processos e aplica uma notação ou linguagem universal, o que facilita seu entendimento, inclusive por profissionais de outras partes do mundo.

Dessa forma, é possível alinhar etapas que promovam a integração das áreas, considerando as frentes de trabalho dentro do departamento, filiais e escritórios parceiros. E que ainda possam automatizar a comunicação e propiciar os controles necessários para a gestão.  


Além de conhecer bem a necessidade da área jurídica, ao contratar um sistema de gestão integrado é válido conferir se ele dispõe de recursos que possibilitem a automatização do processo, como explica o e-book Informatizar não é automatizar: argumentos para melhorar a gestão do departamento jurídico. Desse modo, será possível eliminar os controles paralelos que ainda possam haver na equipe e otimizar o tempo dos integrantes dela. Sugerimos também verificar se o fornecedor escolhido conta com profissionais experientes, que conhecem os processos e as melhores práticas de mercado para contribuir com melhorias para sua área.


Para aprofundar seu conhecimento no assunto, vale a leitura do post “O que eu preciso saber antes de contratar um software de gestão jurídica", no qual foram mencionados os principais critérios que devem ser levados em consideração na escolha de um bom software de gestão. Se precisar de ajuda para conduzir esse importante processo, fale conosco.

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