Viagens Corporativas

Controle suas viagens corporativas por centro de custos

18 de Novembro de 2016 | por Equipe Benner

Melhorar o desempenho das viagens corporativas é um desafio constante para o gestor da área. Para o sucesso desse gerenciamento é muito importante que cada despesa seja alocada de acordo com sua respectiva função. A alocação das despesas de viagem nos centros de custo de cada projeto ou time ajuda a monitorar as finanças à partir da divisão adequada das receitas e despesas.

Esse processo garante clareza sobre a situação financeira e também ajudará o gestor de viagens a pensar em ações estratégicas para aumentar a economia da área.

Se o gestor de viagens precisa medir os gastos de cada setor de sua empresa que tem colaboradores que viajam com frequência, pode criar centros de custos para cada um deles. Essa tática auxilia a gestão financeira na identificação das áreas que precisam reduzir gastos ou realizar alguma mudança financeira. Dessa forma, fica mais fácil controlar os gastos de viagens corporativas com agrupamento destes lançamentos independente da categoria financeira definida, separando por área ou projeto criado (que podem envolver mais de uma área e centro de custo).

⇒ Por que o centro de custo é importante?

Você pode estar se perguntando o porquê da importância do centro de custo nas viagens corporativas. Ele é importante por ser uma informação que pode ser inserida nos lançamentos financeiros para ajudar na administração das receitas e despesas dos colaboradores viajantes. Com o controle dos centros de custos é possível descobrir o porquê de cada gasto e mensurar se eles são realmente necessários ou podem ser repensados!

⇒ Os riscos de lançamentos realizados manualmente

Mas somente ter o centros de custos não é o suficiente para exercer o total domínio sobre as finanças das viagens corporativas da empresa. É necessário saber como apurá-los corretamente para chegar a resultados assertivos e otimizar as suas atividades, fazendo com que tenham gastos que estejam de acordo com a realidade do seu negócio. Ao fazer o controle dos centros de custos de forma manual é exigido do gestor de viagens um consumo de tempo e esforço que ele atualmente não tem, além de não contar com colaboradores para realizar somente essa função. A forma de lançamento manual também oferece riscos de ter problemas com a conciliação financeira e pagamento, caso as despesas sejam lançadas de forma incorreta, por exemplo.

⇒ Como um software de gestão de viagens otimiza esse processo

Por evitar todos os riscos citados acima, um software de gestão e de despesas de viagens facilita o dia a dia desse profissional por permitir que os centros de custos já fiquem salvos. Dessa forma, todas as despesas vão para onde deveriam, reduzindo tempo de lançamento e redução de custos, além de possibilitar fracionar cada viagem para mais de um centro de custo, se for necessário. Facilita também a rotina de outros setores da empresa, como o financeiro e controladoria, por não precisarem lançar manualmente os centros de custos, já que uma solução assim oferece a classificação dentro do próprio sistema.

Uma rotina de viagens corporativas que estimule a análise detalhada sobre as finanças da organização ajuda a lançar um novo olhar para o setor, inclusive, sobre gastos com viagens realizadas pelas corporações que ainda não contam com plano de gestão adequado para reduzir esses custos. Um software de gestão de viagens e despesas apoia o gestor na demonstração de todos os gastos relativos a viagens corporativas e como a área pode otimizar os recursos, tanto humanos quanto materiais e, assim, aumentar sua economia!

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