Compliance Jurídico

Como um software de gestão pode evitar custos extras na área jurídica

22 de Dezembro de 2015 | por Equipe Benner

O atual cenário econômico requer atenção redobrada dos gestores que lideram departamentos jurídicos de grandes corporações com atuação multinacional. A alta do dólar, a inflação acima do teto da meta e o rebaixamento do grau de investimento do Brasil por agências de classificação de risco, são fatores externos que fazem apertar, ainda mais, o controle financeiro da área jurídica, para que a gestão de custo esteja dentro do previsto.   

Nesse cenário conturbado, um grande apoio para minimizar o impacto financeiro no departamento vem da tecnologia, a partir da adoção de um software de gestão especializado que dê mais rigidez na estimativa e controle de custos. “Com uma ferramenta tecnológica adequada é possível gerar uma economia na gestão jurídica entre 20% ea 40%, não só de honorários, mas também de outros custos”, afirma Carlos Maffei, Diretor Comercial e de Relacionamentos da Benner S/A. Em outras palavras, significa eliminar despesas extras causadas por pagamentos em duplicidade por falta de controle ou perda de prazos para protocolar processos e pagamentos de guias, por exemplo. Quer saber como isso é possível?

Os itens abaixo demonstram as despesas mais comuns na área jurídica, indicando como a tecnologia especializada pode contribuir para maior rigor no controle de custos, aumentando a previsibilidade:

  • Despesas relacionadas às viagens: com a ferramenta tecnológica ideal, é possível assinar documentos eletronicamente e provisionar custos de passagem, hospedagem e refeições, com mais exatidão, baseada  no histórico do sistema.  
  • Custos extras por perda de prazos: uma solução especialista no segmento jurídico integra os processos do departamento, de modo a trazer lembretes sobre compromissos importantes, como reuniões, audiências e prazos de pagamentos (cuja perda da data de vencimento, pode aumentar — e muito! — sua despesa). Isso facilita o controle e a manutenção de dados relativos às provisões para licitações e contratos.
  • Despesas causadas por falta de controle nos honorários: outro benefício que a tecnologia pode trazer ao seu centro de custo diz respeito à integração de informações com os escritórios credenciados e filiais do exterior, para que os honorários sejam pagos de acordo com o que foi executado. Isso evita controles paralelos e a falta de transparência no processo, que pode resultar em pagamentos dobrados ou errados também (causando desgaste na relação entre seu departamento e os escritórios). Com controle rígido, é possível medir os custos processuais, além de acompanhar detalhes como gastos com transporte e cópias de documentos, diminuindo a necessidade de frequentes reembolsos.
  • Variação cambial e custos do exterior: a instabilidade da moeda também pode deixar seus custos nas alturas. Nesse caso, uma solução tecnológica pode ajudar no controle financeiro atualizando valores monetários, cruzando informações de diversos indicadores (ou uma combinação deles) e calcular também os juros de mora. A conversão automática de moedas é outra vantagem que o ajuda a estimar custos mais reais.


Um dos cinco maiores bancos com atuação no Brasil, ao adotar um software de gestão específico para a área jurídica, notou esses resultados claramente ao ter mais rigor na estimativa de custos. Entre os anseios da área estava implementar uma solução que permitisse a organização das diversas bases de dados da área jurídica bem como internalizasse o departamento jurídico. Como objetivo secundário, o projeto visava a redução dos custos com escritórios externos por meio da integração do processo de gestão com os terceiros, via web. Veja um exemplo dos resultados reais alcançados em um projeto desta magnitude.

RESULTADOS ALCANÇADOS COM O SOFTWARE DE GESTÃO


  • Credenciamento de mais de 1000 usuários no sistema;
  • Milhares de processos geridos pela solução;
  • 6 milhões de documentos digitalizados;
  • 300 escritórios terceirizados, conectados via web, em 27 estados.

A tecnologia é grande aliada para dar mais precisão à gestão de custos da área jurídica, evitando surpresas que podem fugir do controle e impactar no fluxo de caixa do seu departamento, como nos exemplos dados acima. Permaneça ligado ao blog para saber como a solução ideal de tecnologia pode melhorar a performance da sua área.

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