Viagens Corporativas

Como ter um excelente controle interno das viagens corporativas?

23 de Novembro de 2016 | por Equipe Benner

As viagens corporativas estão presentes na rotina de muitas empresas dos mais diversos portes e segmentos, representam a realização de vendas e parcerias comerciais lucrativas e a expansão corporativa no mercado. No entanto, a gestão interna precisa justificar os custos com viagens para a diretoria da empresa, apresentando relatórios gerenciais que nem sempre são simples de serem elaborados. Isso porque há uma grande dependência das informações vindas das agências de viagens e esse processo todo acaba atrasando as entregas.

Além da preocupação do gestor em checar todas as informações repassadas pela agência, ele precisa fazer com que as viagens corporativas tenham menor custo sempre. Em outras palavras, o gerente de viagens precisa garantir que elas sejam vistas como um grande investimento para a organização.

E esta ação somente será possível se o gestor for convincente ao apresentar dados precisos e informações seguras e detalhadas nas prestações de contas. Um sistema interno de gestão de viagens corporativas que ofereça o controle dos gastos gerados nas viagens e disponibilize essas informações para consulta e análise seria de grande valia, não é mesmo? Com ele, o gestor deixaria de ter total dependência do fornecedor para apresentar os resultados da área.

A disponibilidade de informações é crucial para que as despesas de viagem sejam lançadas de forma correta no sistema e para que não haja perda de dados. Hoje, existem no mercado opções de softwares específicos para gestão de pós-viagem que facilitam a prestação de contas junto à diretoria da empresa. Além disso, um software especializado garante praticidade na hora de transformar os dados em informações que ajudem a controlar os gastos corporativos e melhore as negociações de contratos com fornecedores.

Diante disso, o gasto com viagens corporativas precisam ser analisados periodicamente com total autonomia para adotar estratégias de mudanças, caso necessário. Por isso, o gestor de viagens tem sua parcela de responsabilidade em gerir essa despesa da empresa.

viagem_corporativa_ bennerPara melhorar o seu poder de controle, pode-se pensar no que a empresa procura quando decide investir em viagens corporativas:

- Praticidade e mobilidade em suas operações;
- Serviços para todos os perfis;
- Consultoria de especialistas.

Se comparar estes anseios com seus fornecedores e ferramentas para gerir as viagens corporativas de sua empresa fica claro se estão à altura ou não do que a empresa e seus colaboradores esperam. Por isso, é necessário que o gestor escolha um sistema de gestão de viagens corporativas que apresente informações sobre os indicadores mais importantes para os relatórios de viagens. Tais como:

- Tempo de aprovação: se a aprovação das viagens forem feitas manualmente, por meio de solicitações por escrito para a chefia da área do viajante aprovar, corre-se o risco de perder uma promoção de passagens aéreas, por exemplo.
- Antecedência de compra: é sabido que compras realizadas com antecedência conseguem descontos tanto em passagens aéreas quanto em hospedagem.
- Orçamento previsto versus realizado: viagens podem ocasionar imprevistos, por exemplo, o colaborador pode precisar ficar mais dias no destino por conta de um projeto que atrasou.
- Bilhetes não voados: cancelamentos de viagens ocorrem com mais frequência do que se imagina, um motivo bem comum é o cancelamento (ou reagendamento) de uma reunião.
- Economias com acordos: viagens internacionais geram economia se forem feitas escalas em países diferentes dos mais pedidos. O voo pode demorar mais, mas a economia gerada pode valer a pena.
- Adesão ao self-booking: o próprio colaborador comprar as passagens aéreas e a hospedagem em hotéis faz com que ele possa aproveitar promoções relâmpagos e de acordo com a política de viagens da companhia.
- Desvio de políticas de viagens: pode ser um gasto com alimentação que excedeu o limite diário ou uma reserva de carro no padrão que não estava incluso na política.

Todos esses indicadores constam no software de gestão interna de viagens da Benner, podendo ser analisados de forma simples e interativa. Assim, é possível ter total controle das viagens corporativas, com autonomia e dados confiáveis.

Com os relatórios de acompanhamento dos principais indicadores, o gestor pode otimizar os custos, aproveitar melhor as promoções dos fornecedores e mostrar eficiência no apoio à expansão dos negócios da organização!

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