Compliance Jurídico

Assertividade na análise das RFPs concorrentes do processo de compras

22 de Junho de 2016 | por Equipe Benner

Enviei uma solicitação de proposta - também conhecida como RFP (Request for Proposal) - para uma solução de gestão especializada na área jurídica e recebi retorno de uma série de fornecedores. Todas se enquadram mais ou menos no escopo apresentado, mas existem diferenças entre elas em diversos quesitos. Agora chegou o momento da análise e seleção. Como escolher o melhor fornecedor?

Ao receber as propostas, o momento mais crítico de um processo de negociação é selecionar o melhor entre os melhores - no mundo ideal -, ou, em muitos casos, não “comprar gato por lebre”. Afinal, papel aceita tudo e podem surgir fornecedores que tentem vender algo pelo qual não estejam realmente capacitados. Mesmo considerando que a sua base de fornecedores aptos à participar do processo de RFP já teve uma triagem prévia com candidatos idôneos e com uma boa reputação no mercado, ainda assim, a seleção da proposta vencedora requer que alguns cuidados sejam observados.

O modelo de RFP já deve fornecer boa parte das respostas que você procura, desde que haja clareza no que você está buscando (saiba mais em  “Como fazer o melhor negócio via RFP”). Posto isso, conheça agora os principais passos para criar um ranking de fornecedores seguindo critérios de descarte, seleção e diferenciais importantes para o seu negócio até chegar à melhor proposta:


  •         Critérios de descarte: ao receber as propostas de fornecedores, ou antes mesmo do início da avaliação, é possível determinar uma base de corte estabelecendo alguns aspectos quantitativos e qualitativos que são condição primordial para aquela demanda. Exemplo: um fornecedor que, mesmo sendo qualificado, não oferece a opção de um sistema em nuvem (garantindo recuperação de dados, espaço de armazenamento, maximização de recursos, maior controle e funcionando independente de horário ou localização), já pode ser descartado inicialmente.

  •         Critérios de seleção: é possível estabelecer também um ranking dos itens de seleção que impactam mais ou menos na demanda específica e que são considerados relevantes também do ponto de vista da estratégia e da cultura da organização. Exemplo: a solução deve viabilizar a integração entre os departamentos Jurídico, Recursos Humanos, Financeiro e Contábil, o que torna o processo muito mais produtivo, evitando erros, esquecimentos e retrabalhos. Também precisa seguir requisitos de segurança, tanto no que se refere à confiabilidade dos dados, como de disponibilidade de acesso.

  •         Diferenciais: aqui geralmente entram aspectos que não influenciam diretamente em uma entrega considerada adequada, mas que podem contribuir para obter ganhos adicionais e levar a uma parceria duradoura, como equipe dedicada, entendimento mais aprofundado das necessidades do cliente, histórico de boas práticas, oportunidade de inovação. Ao contrário dos critérios de descarte e seleção que você determina quais são, muitas vezes os diferenciais são mais difíceis de serem identificados e mensurados. Normalmente são utilizados como critério de desempate quando há dois fornecedores finalistas com qualificações muito similares. Exemplo: o sistema deve controlar todo o processo judicial de forma eletrônica, desde a captura, gestão de pedidos, provisões, oferecer workflow automáticos, alertas e controle de despesas. Para se chegar a estes diferenciais, uma opção é solicitar a inclusão de cases de sucesso do fornecedor neste campo de atuação.

Ao final de uma RFP, o objetivo maior é contratar o fornecedor mais adequado à demanda. Por isso, a clareza dos resultados que se quer com aquela negociação e o que não esquecer na hora de colocar competidores lado a lado deve pautar todo o processo. Escolher o melhor fornecedor não é tarefa fácil. No entanto, seguindo os critérios selecionados neste post e fazendo uma avaliação estruturada dos concorrentes, você diminui os riscos e amplia a assertividade na contratação, demonstrando imparcialidade em conformidade com princípios de governança corporativa.

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