Compliance Jurídico

A importância da integração do sistema jurídico ao software de gestão empresarial

24 de Março de 2016 | por Equipe Benner

Quem é da área de Tecnologia da Informação (TI), conhece bem os benefícios alcançados com a integração entre os sistemas da empresa. Por mais que se tente evitar, não é incomum que se conte com sistemas diferentes para diferentes áreas da empresa. Mas em algum momento a necessidade de integração entre eles é inevitável para otimizar a gestão de processos e gerar informações para tomada de decisão.


Para a área jurídica não é diferente. Com grande demanda e pressão por respostas rápidas, ter o máximo de produtividade e segurança é crucial para aumentar a eficiência desse time, porém é um desafio encontrar soluções que façam esta jornada de forma correta e precisa.


Por isso não será estranho se a pegunta “Meu sistema jurídico pode se integrar ao ERP da empresa?” já foi feita na sua empresa! Mas qual a resposta?


Em se tratando de tecnologia, a maioria dos sistemas encontrados no mercado podem ser integrados aos sistemas de gestão da empresa, porém, nem todos alcançam o potencial no atendimento das regras da controladoria. Isso porque o ERP trabalha com conceitos contábeis e financeiros muitas vezes não trabalhados pelos sistemas jurídicos do mercado.


Os sistemas voltados unicamente para o atendimento de escritórios, por exemplo, possuem um formato de classificação e tratamento financeiro não baseado em centro de custo, conta financeira e conta contábil, o que dificulta (e muito!) a integração com o ERP. Para fluxo de caixa e interação dessas contas, por vezes se torna necessário customizações de software que façam um sistema se conectar a linguagem do outro, o que traz dificuldades e onera o processo, demandando também mais tempo para sua conclusão.


Por isso, ao adquirir um novo software jurídico, para obter o máximo de benefícios com a integração, dê preferência aos softwares voltados a gestão jurídica em conformidade com os fluxos de sua controladoria e que atendam especificamente o mercado de gestão jurídica empresarial.


Confira por que a integração do software de gestão e do sistema jurídico da sua empresa é tão importante:


#1 Fim do retrabalho

A integração do sistema jurídico com o ERP ou software de gestão da companhia promove o “trânsito” automático das informações geradas em um setor para outro. É muito comum, por exemplo, que os departamentos jurídicos das empresas trabalhem com diversos escritórios credenciados, sendo necessária a realização de pagamentos mensais desses trabalhos, sejam eles os honorários ou os pagamentos de ordem judicial. Com um sistema que efetue os cálculos automaticamente de acordo com a demanda atendida, e envie esses valores diretamente ao Contas a Pagar, o trabalho de conferência e digitação dos valores, tanto no software jurídico quanto no ERP é eliminado.


Com a criação de regras diferenciadas por escritório, por exemplo, o escritório A  trabalha com uma determinada matéria jurídica ou determinada especialização, possui uma forma de recebimento de honorários diferente do escritório B, que atua em outra matéria jurídica. Neste sentido, a facilidade das montagens das regras de pagamento associadas a automatização das aprovações e de pagamentos ao ERP da empresa, agiliza o processo e automatiza as questões de cumprimento legal de toda a cadeia de pagamentos da organização, deixando a Controladoria melhor provisionada e alinhada as estratégias de Governança Jurídica.


#2 Velocidade máxima para o processo

Quando um sistema se comunica com o outro, as informações são repassadas instantaneamente, certo? Volte ao exemplo anterior, referente ao pagamento dos credenciados. Sem a devida integração, um funcionário do departamento jurídico precisa enviar um e-mail ou levar uma planilha impressa ao Contas a Pagar com os pagamentos, todo mês. A pessoa que recebe a informação vai digitar título por título a pagar, lendo linha a linha com todo cuidado, o valor devido a cada um dos escritórios. Sem a integração entre os sistemas também vale torcer para que ninguém saia de férias nesse meio tempo, e a lista de pagamentos fique parada.


O processo automatizado, além de equalizar o fluxo de trabalho, promove uma verificação de divergências, ou seja, auxilia tanto o departamento jurídico quanto a Controladoria a extrair relatórios que apontem as diferenças entre os lançamentos, pagamentos e as restituições de valores aos bancos, duplicidade de dados e até um possível desiquilíbrio das provisões realizadas.



#3 Qualidade e controle total da informação

É isso mesmo. Você leu que um profissional do Contas a Pagar da sua empresa terá que digitar título por título a pagar para os escritórios de advocacia que trabalham para sua empresa. Qual a margem de erro em um processo assim? Enorme! A digitação de um valor errado ou o esquecimento de um deles pode comprometer a relação com um parceiro. Sem contar que o mesmo pode acontecer com os depósitos judiciais, por exemplo, incidindo em multas e juros. Considerando que essas informações estão (deveriam estar!) no seu software jurídico, nada justifica a falta de integração, não é mesmo?


A integração entre os sistemas, não só exerce o papel de agilizar o trânsito de informações, mas também de criar um processo limpo, seguro, em Compliance com as melhores práticas de auditoria e Governança Corporativa, ajudando a evitar fraudes ou manipulação de dados por planilhas e arquivos que podem ser extraviados e alterados sem o devido controle.


Além disso, se os sistemas contratados não se “conversam”, isso pode comprometer o atendimento aos prazos e gerar inconsistência nos dados, sem falar na falta de agilidade. Só com integração, a área jurídica da sua empresa terá a produtividade e a acuracidade tão necessárias para uma excelente gestão de processos!


Há que se considerar também que existem valores intangíveis no processo de integração entre sistemas, que vão além de produtividade e segurança. Trata-se da qualidade de vida que os profissionais envolvidos nesta etapa podem alcançar, sendo liberados para atividades estratégicas e analíticas, que muitas vezes transformam o risco em oportunidade, gerando mais valor para a companhia.

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