Compliance Jurídico

5 dicas para não ter susto no orçamento ao contratar um software jurídico

11 de Novembro de 2015 | por Equipe Benner

A implementação de software de gestão para potencializar a produtividade do seu time e possibilitar a operação integrada do departamento jurídico com as filiais, escritórios parceiros e outras áreas da empresa, reserva desafios aos gestores que vão além da escolha da solução tecnológica em si. Entre eles está a dificuldade de traçar corretamente os custos do plano de implementação da solução. Esse planejamento é primordial para delinear bem o escopo do projeto e cumprir os prazos acordados.


Listamos abaixo, 5 cinco dicas fundamentais que vão  ajudá-lo no planejamento dos custos para implementar um sistema de gestão integrado no departamento jurídico:


#1 Avalie e escolha a melhor forma de contratação do serviço

Há diferentes formas de contratação de um software jurídico e cada uma delas têm impacto diferente no TCO (Total cost of ownership, ou Custo Total de Propriedade, em português), que é o cálculo feito para identificar todos os custos envolvidos na adoção do software. As modalidades mais praticadas no mercado são:


  • Licenciamento por usuário: nessa modalidade o contratante paga um valor pela quantidade de licenças de uso, que dão direito a utilização do sistema. Além disso, também é necessário pagar uma taxa recorrente para ter acesso às correções e atualizações. Neste modelo, a empresa contratante deverá se responsabilizar pela gestão do ambiente, contratação de especialistas internos para manter servidores, banco de dados e infraestrutura.

Nesse modelo de contratação de software é aplicado o conceito de CAPEX (Capital Exenditure ou investimento em bens de capital), no qual os gastos com a compra de bens ficam imobilizados no patrimônio da empresa e sofrem depreciação. Se for feito um leasing bancário para essa aquisição, por exemplo, no balanço da empresa o valor vai aparecer como uma dívida.


  • Software as a Service (SaaS): a empresa contratante paga uma mensalidade conforme o uso do software. Nesse valor já estão considerados os custos de infraestrutura, equipamentos, correções e atualizações tecnológicas, que ficam sob responsabilidade do fornecedor. Recursos de segurança e conectividade do sistema também fazem parte da mensalidade.

As soluções oferecidas nesta modalidade normalmente são em nuvem, ou seja, ficam hospedadas em um datacenter e são acessíveis de qualquer lugar do mundo, desde que você tenha uma conexão de internet. Vamos falar mais sobre esse modelo na próxima dica.

Nesse caso, o investimento é considerado OPEX (do inglês Operational Expenditure) que se refere às despesas operacionais necessárias para o funcionamento do negócio e que são dedutíveis do imposto de renda.


Definir o modelo de contratação permite melhor gerenciamento dos custos, de acordo com a modalidade escolhida. Por isso, considere sempre alocar os custos do projeto em OPEX, porque além das vantagens fiscais, isso permitirá que a empresa disponha de seu capital para realizar investimentos que estejam ligados ao seu core business.



#2 Conheça os custos com servidores e serviços de armazenamento de dados

Uma solução tecnológica necessita de infraestrutura adequada para funcionar corretamente. Esse quesito deve considerar itens como: banco de dados (que exige suporte anual), data center (espaço físico para concentrar servidores, equipamentos de processamento e armazenamento de dados) e, ainda, profissionais especializados na gestão do software (analista de sistemas, programadores e help desk).


Se sua empresa não pretende fazer mais investimentos para montar toda essa estrutura internamente, a melhor saída é aderir aos serviços de armazenamento de dados em cloud (ou seja, na nuvem).


A grande vantagem desse modelo é que a solução fica hospedada em um datacenter, e todo o custo e a responsabilidade pela infraestrutura, atualização dos aplicativos, sistemas de segurança, backup e manutenção dos equipamentos, fica a cargo do fornecedor de cloud. Assim, pagando uma mensalidade, sua empresa tem à disposição uma infraestrutura de ponta, gerida por profissionais altamente qualificados, sem precisar se envolver no dia a dia dessa operação.


#4 Garanta a segurança da informação

A segurança dos dados é um dos pontos prioritários nas organizações para, entre outros fatores, zelar pelo sigilo de informações importantes (como estratégias de defesa de ações já ajuizadas, por exemplo). Por isso, ao pesquisar um sistema de gestão focalize sua atenção nos mecanismos de segurança existentes para evitar que uma informação venha a ser perdida ou alterada sem consentimento (seja uma peça, uma defesa ou um histórico de ação), o que pode representar custos imensuráveis para a organização.

É importante que o sistema escolhido tenha formas de restringir o acesso, determinando quem está habilitado a consultar ou alterar documentos. Além disso, deve ser possível rastrear essas ações por meio de uma trilha de auditoria. Estabelecer ações preventivas como essas custa menos do que contabilizar o prejuízo de perda de informações. Pense nisso!


#5 Considere todos os custos do projeto de implantação

  • Integração com as demais áreas: o software escolhido para gerenciar o departamento jurídico deve ter potencial de integração com outras soluções existentes na empresa como o ERP (sistema de gestão integrada) e o CRM (sistema de gestão do relacionamento com o cliente), por exemplo. Assim, será possível excluir da rotina o retrabalho originado da alimentação de dados em diferentes ambientes. 

Avalie ainda a possibilidade de a ferramenta dispor de Gestão Eletrônica de Documentos, com certificação digital implementada. São recursos essenciais que contribuem na integração das áreas, otimizando esforços na organização. Vale lembrar que essa integração impacta em mais horas de simulação e testes durante a implementação e isso precisa ser previsto no custo do projeto.


  • Treinamento e consultoria: para que o software seja bem aproveitado é preciso considerar ainda a capacitação e treinamento das equipes técnicas (do departamento de TI) e também do time jurídico. Deve-se contemplar ainda o valor investido em consultoria para implementação da solução tecnológica. Esses itens representam um dos custos mais delicados do projeto e precisam ser cuidadosamente planejados, justamente por terem maior potencial de sair do controle. Deste modo, no levantamento do software de gestão, atente-se a esses pontos, para mensurar com precisão seu orçamento.

Esses são cinco fatores importantes que podem impactar na gestão de custo e no planejamento de implantação de software tecnológico no departamento jurídico. Para saber mais sobre esse assunto, acesse o post 5 critérios fundamentais de TI fundamentais em software de gestão jurídica que traz outros pontos  relevantes que você deve se atentar ao contratar uma solução de TI.


Continue conectado ao blog! Até o próximo post!

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