Compliance Jurídico

5 dicas para melhorar a performance do jurídico da sua empresa

30 de Outubro de 2015 | por Equipe Benner

A importância da gestão de contratos na empresa vai bem além da necessidade da organização e do acesso a informações: ela tem impacto direto na gestão de custo. É o que comprova um estudo divulgado em 2010 pela Associação Nacional dos Gestores de Contratos, no qual 30% das corporações pesquisadas declararam que já tiveram perdas de até 500 mil reais, ocasionadas por falhas na gestão documental.

Por sentirem o impacto diretamente no bolso, muitas empresas têm se conscientizado que o trabalho continua após a assinatura do contrato, especialmente, pelo desafio de estabelecer controles que dêem segurança para análise continuada do ciclo de vida do documento. Na primeira parte deste post Como melhorar a performance do departamento jurídico, você leu sobre as características essenciais que devem estar presentes em um software de gestão, atualmente uma das saídas encontradas por departamentos jurídicos para melhorar a performance da área.

Para dar sequência ao assunto, veja abaixo 5 práticas que podem ser adotadas para apoiar a gestão do ciclo de vida dos contratos:

1. Otimizar o processo de validação de contratos

 

Diante dos desafios de colher as análises e assinaturas, um software de gestão especializado pode atuar na integração dos departamentos jurídico e de suprimentos, além das demais áreas de negócios. Dessa maneira, é possível estabelecer um workflow para análise, negociação e aprovação de contratos, otimizando as etapas por intermédio da automatização.

Outro benefício para a empresa e para o departamento jurídico é visualizar e acompanhar o status de cada um dos contratos, além da indicação automática a todos que participam do processo dos próximos passos a serem seguidos.

2. Eliminar riscos de trabalho em versões desatualizadas

 

Outro ganho obtido com automatização da gestão do ciclo de vida de contrato relaciona-se ao controle mais eficiente de versionamento de arquivos. Dessa forma, é possível ter acesso ao histórico dos pareceres emitidos por todos agentes que participam do processo, inclusive, no caso de haver uma análise do contrato por pessoas diferentes simultâneamente.

Outra vantagem é que todos os participantes dessa etapa visualizam a mesma versão do documento, a partir de diferentes computadores.

3. Ampliar o controle dos contratos para as áreas de negócio

 

A adoção de uma ferramenta tecnológia pode gerar alertas para as áreas de negócio dentro da empresa. Com isso, as áreas podem ser lembradas de vencimentos de contrato, prazos de pagamento e verificar se o que foi acordado está sendo cumprido. Dessa forma, a atuação jurídica se amplia, com interações significativas e que causam impacto nas demais áreas da empresa.


4. Acervo centralizado e padronizado de documentos e aditivos de contrato

 

Um dos maiores desafios na gestão de contrato é evitar o arquivamento individualizado, em computadores e e-mails. Além dos riscos de cada participante do processo nomear arquivos de maneiras diferentes, há ainda o desafio de manter todos os comentários e pareceres registrados que podem ser apagados acidentalmente.

Ao adotar uma solução especializada em assessoria jurídica, esses riscos são reduzidos e é possível dar mais trasparência e qualidade na gestão documental, especialmente, num cenário de fluxo de centenas de minutas de contrato, seguindo de um lado para outro.


5. Acompanhamento após a assinatura

 

O ciclo de vida do contrato continua após a validação. Uma maneira de ser efetivo nesse momento é acompanhar a concretização dos dispositivos previstos no contrato (comparando o que foi acordado com o que foi realizado).  Isso pode ser feito também a partir de vistorias técnicas, inventários, notas fiscais e assim por diante. Desse modo, é possível atuar em providências de correção (em caso de desvio), por exemplo, ou mesmo promover alterações de cláusulas ou melhorias.


Essas recomendações têm reflexos diretos nos ganhos de performance do departamento jurídico, uma vez que o sistema de gestão integrado auxilia em tarefas que hoje podem tomar um tempo considerável do seu time, tirando deles a atenção necessária para a análise estratégica dos documentos. Para saber mais sobre outros benefícios obtidos por uma solução tecnológica, fale conosco.


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