Depois de muitos problemas no controle de despesas de viagens a trabalho, você finalmente criou uma política de viagem corporativa para controlar os gastos. Já definiu quantos dias de antecedência será preciso para que uma viagem seja aprovada, estipulou quais companhias serão utilizadas em determinadas rotas e destinos, valores e etapas no processo de aprovação que cada cargo dentro da sua empresa terá. Mas, a pergunta que surge agora é: como garantir que a política de gastos da empresa seja cumprida, mantendo as despesas de viagem dentro do planejado?

A resposta para a pergunta acima é simples: encontre uma solução tecnológica especializada em gestão de viagens corporativas. Com as companhias procurando cada vez mais formas de reduzir custos, a gestão de viagens a trabalho se torna uma atividade estratégica dentro da empresa. Segundo o portal PanRotas Corporativo, a gestão das viagens corporativas está passando por uma aceleração na transformação digital.

Com uma solução automatizada, a garantia de que se cumpra a política de viagem da empresa é muito maior. Personalizáveis, os sistemas utilizam as regras da política de viagens para definir o que pode ou não ser feito. Se a solicitação não está na política, não é possível ser realizada, ou ao menos deverá ser justificada e autorizada. Confira abaixo quais os benefícios que uma solução tecnológica especializada pode oferecer no controle da política de viagens da sua empresa: 

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  • Agilidade na aprovação e organização das viagens

Esqueça as pilhas de papel, as planilhas eletrônicas, as incontáveis trocas de emails para aprovação de uma viagem a trabalho e a conferência manual das faturas de fornecedores. Com apenas alguns cliques e poucos minutos é possível que sejam feitos os registros de despesas, validação de reembolsos, aprovação da viagem e alocação do viajante. Todo o tempo gasto com processos manuais, suscetíveis a erros e perda de dados, poderá ser otimizado para que o controle das despesas de viagem seja feito em apenas um lugar, garantindo que seja cumprido o fluxo determinado na política de viagem.

  • Configuração de perfis dos viajantes

Você já imaginou se metade dos funcionários de cargo inferior acabassem voando na classe executiva? E se o dono da empresa sempre tivesse que solicitar aprovação? Com a configuração de perfis dos viajantes em um sistema automatizado, esses equívocos não ocorrerão. No primeiro exemplo, cada cargo de colaborador estará alinhado a um perfil de viagem. Já no segundo, as etapas de aprovação podem ser remodeladas para o dono da empresa. Dessa maneira, as despesas de viagem já estarão previstas de acordo com o perfil do viajante

  • Acompanhamento dos gastos por meio de relatórios

Como verificar se a política de viagens está sendo cumprida? Um sistema automatizado garante a consolidação de dados relativos às despesas de viagem ou ao processo como um todo. O acesso rápido a informações atualizadas lhe auxiliarão no controle de gastos e organização das despesas.

  • Controle de Reembolsos 

A prestação de contas é uma das etapas da viagem corporativa que consome mais tempo, com um processo manual de juntar as notas, preencher formulários, realizar os cálculos das despesas da viagem e entregar os relatórios. Com as informações ligadas a um software de gestão de viagens, há redução no período de reembolso e garantia das regras aplicadas adequadamente a todos, inclusive evitando possíveis fraudes.

  • Redução da margem de erros

Errar é humano, já diz o ditado. Os riscos da gestão manual, feita em papeis ou planilhas eletrônicas com pouca ou nenhuma automação, aumentam quando são gerados os relatórios para justificar os gastos. O controle total e integrado a outras áreas da empresa, como Financeiro e RH, propiciado por uma solução especializada, permite uma análise mais minuciosa do processo, sem que nada seja perdido. Com a automatização do processo de gestão de viagem a trabalho, sua empresa conta com a segurança de que os dados referentes às despesas de viagem estão sendo contabilizados nos centros de custo e projetos adequados.

  • Gerenciamento dos fornecedores

Com os relatórios das despesas de viagem em mãos, é possível verificar os valores gastos com cada item da viagem, como alimentação, acomodação, transporte, entre outros, e seus respectivos fornecedores. Por meio de uma ferramenta automatizada, é possível levar os dados de consumo aos fornecedores para negociar novos preços e pacotes. É possível também, junto a política de viagem, que se estabeleça um padrão adequado aos viajantes e ao orçamento da empresa.

  • Redefinição de novas políticas

As ferramentas de controle de gestão reduzem em média 10% em gastos indiretos com despesas de viagem podendo chegar até 25%. Com o histórico de todo o processo de gestão de viagens a trabalho em mãos, será possível realizar análises e, com base nisso, atualizar ou propor novas políticas e parcerias que sejam mais vantajosas a sua empresa.

Preparado para garantir que a política de viagens da sua empresa seja cumprida? A consolidação das informações em uma ferramenta tecnológica resultará em um melhor gerenciamento da área e facilitará também a análise das informações, diminuindo custos e otimizando o tempo dos colaboradores da empresa.