Para algumas corporações, viagens pelo Brasil ou até mesmo para o exterior são fundamentais para o seu desenvolvimento e crescimento. Com a expansão das atividades e unidades distribuídas por todo o mundo, a visita a clientes, participação em feiras, congressos, treinamentos e atividades de consultorias e vendas, por exemplo, colocam as despesas de viagem entre as cinco maiores contas das organizações.

Mesmo com a retração dos resultados de vendas no terceiro trimestre de 2016, divulgada pela Diretoria Executiva da Abracorp (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas), que repetiu queda como nos dois primeiros trimestres do ano, a necessidade de viagens corporativas ainda é fortíssima. E conhecer a legislação aplicada à viagem a trabalho também.

Apesar de ser um instrumento muito utilizado na estratégia de negócios, os direitos de viagem a trabalho ainda geram dúvidas entre colaboradores e gestores. Pernoites no hotel contam como horas extras? Quem deve pagar as despesas de alimentação e transporte? Todos os gastos devem ser reembolsados ao final da viagem? Todo empregador deve arcar com os custos da viagem corporativa, incluindo transporte, alimentação e hospedagem. Porém, existem diferentes maneiras de administrar esses pagamentos, de acordo com a legislação para viagem a trabalho.

Confira abaixo quais são os direitos de viagem a trabalho dos seus funcionários de acordo com a CLT (Consolidação das Leis de Trabalho):

  • Horas Extras

Apesar de a lei não ser muito clara, o entendimento da justiça do trabalho é de que se o funcionário não trabalhou além do seu horário normal de trabalho, não deve haver pagamento de horas extras. Porém, se ele tiver que ficar de prontidão no hotel ou  atender alguma solicitação em um horário fora da rotina, deverá receber o pagamento. As horas começam a valer já no deslocamento até o destino, contando com o tempo de viagem. O cálculo para o pagamento de horas extras é ⅓ do salário-hora do trabalhador. Além disso, as horas extras trabalhadas podem ser compensadas com dias de descanso para o colaborador após a viagem a trabalho. Deve-se observar também os acordos e convenções coletivas de trabalho, que podem estabelecer critérios específicos para essa situação.

  • Reembolsos ou adiantamentos

Nesse tipo de pagamento, a empresa adianta um valor ao colaborador ou ele utiliza do próprio dinheiro para se manter durante a viagem corporativa, apresentando ao final da viagem os custos para que a empresa possa ressarci-lo. Caso o total disponibilizado pela empresa não seja suficiente  ao trabalhador, este deve ser reembolsado ao apresentar as notas fiscais do que foi pago, dentro dos critérios de razoabilidade e do programa de viagem corporativa da empresa. Ainda que o valor recebido pelo trabalhador seja superior a 50% do seu salário, caso comprove as despesas através de notas fiscais, o valor recebido não irá compor o salário do mesmo. As empresas optam por relatórios com todas as despesas de viagem, para um maior controle e mais velocidade na tomada de decisão com acesso a informações estratégicas. Essa modalidade é interessante para organizações que possuem viagens corporativas esporádicas.

  • Diárias

Empresas que possuem uma grande frequência de viagens corporativas optam por estipular um valor fixo de diária, prevista em suas políticas de viagens. Gastos excedentes não são reembolsados. Contudo, também não é necessário apresentar notas fiscais das despesas ou devolver o valor que não foi utilizado. Quando o valor total das diárias ultrapassar 50% do salário do trabalhador, passa a integrar a remuneração do mesmo, segundo parágrafo 1º do artigo 457 da CLT. Isso reflete em horas extras, adicional noturno, descanso semanal remunerado, aviso prévio, férias, 13º salário, adicional de periculosidade e FGTS.

  • Encargos

Conforme visto acima, diárias e reembolsos de despesas via de regra não compõem o salário do funcionário, por isso não há necessidade de recolhimento de impostos ou depósito de FGTS sobre esses valores. Para deixar de como mais claro, vale lembrar que as diárias de viagens corporativas são diferentes de ajuda de custo. Neste caso são sempre por natureza de indenização e não salarial. Para que a empresa não sofra nenhum problema trabalhista é importante que a ajuda de custo seja paga de uma única vez, mesmo que a soma total ultrapasse o salário mensal do empregado. É importante que o empregador esteja atento para respeitar a legislação de viagem a trabalho. Confira na tabela abaixo como realizar esse cálculo.

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  • Acidentes

Se durante a viagem corporativa ocorrer um acidente que deixe o funcionário incapacitado, seja ele grave ou não, a empresa deverá emitir o CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho), correndo risco de ser multada pelo Ministério do Trabalho e Emprego. Por isso, é importante que empresa e colaborador conversem para que durante a viagem não sejam feitas atividades além do profissional, como práticas de esportes e outras modalidades. Se a viagem for para o exterior, uma boa estratégia para a empresa é custear o seguro de vida e saúde para o colaborador. Em alguns destinos, como Alemanha, Itália e Portugal, por exemplo, isso é obrigatório.

É importante que empresas e colaboradores conheçam os seus direitos e deveres para que a legislação de viagem a trabalho seja respeitada. Assim, empresas não ficam vulneráveis a processos trabalhistas e os colaboradores entendem esse processo segundo a CLT. Independente da maneira utilizada para administração dos pagamentos, o ideal é que haja uma política transparente para que não haja furos no orçamento da empresa ou descumprimento da legislação trabalhista.

Quanto maior o volume de viagens corporativas realizadas, mais complicada se torna a gestão e, consequentemente, a garantia de que as práticas exigidas pela legislação sejam cumpridas. Nesse cenário, um software de gestão de viagens corporativas é um grande aliado. Além de maior controle, também possibilita a redução de custos e traz agilidade do processo.

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