A Tecnologia da Informação (TI) desempenha um papel essencial ao negócio. Em muitos casos, a ineficiência da TI pode provocar impactos negativos, como por exemplo, indisponibilidade de serviço. Não importa se é uma companhia multinacional ou uma pequena empresa, cada vez mais as organizações dependem do uso da tecnologia para melhorar o processo das suas atividades. Por isso, se você pretende implementar um novo software para auxiliar o desempenho da gestão do departamento jurídico da corporação, precisa calcular os riscos da implementação. Dessa forma, você poderá inclusive reduzir possíveis dificuldades na aprovação de projetos de TI no departamento jurídico.

O importante é que existem maneiras de se prevenir contra os fatores que podem vir a atrapalhar o bom andamento de um projeto de implementação do software jurídico. Identificar e analisar possíveis riscos e planejar respostas para controlar e monitorar a ocorrência de atividades indesejáveis ao projeto são algumas delas. É fundamental, também, que uma empresa fornecedora de software seja parceira neste momento da implementação, ajudando e dando consultoria principalmente na área técnica.

Para facilitar a identificação dos riscos, você deve, antes da execução do projeto:

#1 Levantar os objetivos: os objetivos do projeto estão claros e mapeados? de Será possível identificar os riscos e as possíveis respostas a eles? Ter essas questões bem formuladas pode melhorar a produtividade do projeto;  

#2 Riscos: quais são os riscos que podem afetar o sucesso do projeto e seus objetivos? Eles estão devidamente identificados? Quem pode criar riscos e problemas? Como isso é feito? As estratégias de mitigação e resolução de problemas estão sendo identificadas e gerenciadas?

A identificação de riscos durante o planejamento estratégico do projeto de implementação do software para gestão do departamento jurídico se inicia com esses questionamentos, principalmente quando se refere à entrega dos resultados desejados. Identificando os riscos, o profissional de TI pode dar o primeiro passo para evitá-los. A intenção do Processo de Gestão de Riscos é reduzir a crise por meio da gestão. Embora algumas coisas aconteçam sem aviso prévio, é possível gerenciar a maioria dos riscos, basta ficar atento a alguns detalhes durante a execução.

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Riscos sempre vão existir e a primeira regra para obter sucesso no projeto é não escondê-los, e sim visualizá-los, priorizá-los e procurar solucioná-los. Por exemplo, fazendo um planejamento logo no início relacionado aos custos e tempo é possível prever os riscos de o projeto atrasar ou se tornar caro demais. A realização de todo esse processo depende de contar com uma  empresa de software especializada para esclarecer as dúvidas técnicas sobre o processo de implementação. Uma empresa de software pode auxiliar nos seguintes processos:

  •  Indicadores e análises;
  • Plataforma de gestão de informações;
  • Apoio na tomada das decisões.Como transformar o gerenciamento de riscos em vantagem competitiva:
  •  Identifique os riscos no início do seu projeto: revise as listas de possíveis fontes de risco, por meio das experiências e conhecimentos da equipe do projeto;
  • Entenda os riscos: antes de tentar determinar a melhor forma de gerir os riscos, a equipe do projeto deve identificar as causas dos riscos identificados, que ocorre em diferentes níveis. O que causaria cada risco? Como cada risco impactará o projeto (custos, lead time; qualidade; projeto total)?;
  •  Encontre soluções: ter um plano de resposta ao risco adiciona valor ao seu projeto porque você evita que uma ameaça ocorra e minimiza os efeitos negativos. Para completar uma avaliação de cada risco, você precisará identificar: o que pode ser feito para reduzir a probabilidade de cada risco e o que pode ser feito para gerenciar cada risco, se ocorrer;
  • Registre os riscos do projeto: registrá-los é uma forma de avaliar o progresso e certificar-se que eles não ocorrerão novamente. É, também, uma maneira de manter a equipe atualizada sobre o que está acontecendo. 

 
O PMI (Project Management Institute) é uma das maiores associações para profissionais de gerenciamento de projetos. Suas práticas são representadas no PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Guide, um conjunto de práticas na gestão de projetos, considerado a base do conhecimento sobre gestão de projetos por profissionais da área.

A gestão de riscos em projetos é tão relevante, que o PMBOK a trata como uma área de conhecimento, e dedica um capítulo só para tratar do tema.

Vale se certificar se os profissionais envolvidos no projeto de implementação do software jurídico da sua empresa tem experiência ou é certificado pelo PMI.

Os riscos na implementação de um novo software da empresa são inevitáveis, por isso a equipe de TI responsável tem que mostrá-los e apresentar soluções para o projeto ser concluído com sucesso. São muitos os benefícios da gestão de risco em projetos, isso porque o resultado da falha do projeto pode resultar em desperdício monetário causando um impacto negativo na organização. As avaliações de risco permitem que você lide com os acontecimentos incertos do projeto e entregue no tempo certo, com o orçamento adequado e com resultados de qualidade.

Ainda não tem uma empresa especializada em software e projetos para gestão do departamento jurídico? Então fale conosco!