Imagine que a sua empresa irá participar de uma grande convenção em outro estado. Funcionários de todas as áreas devem se deslocar até o evento, pois o conhecimento adquirido será fundamental para o crescimento da companhia. Como organizar essa viagem de trabalho? Como ratear as despesas da viagem corporativa nos diferentes departamentos que participarão do evento?

Se na sua empresa as viagens a trabalho ocorrem com frequência, a melhor maneira de medir os gastos de cada setor é alocar corretamente as despesas nos seus respectivos centros de custo na viagem corporativa. Dessa maneira, a gestão financeira é facilitada, principalmente na identificação das áreas em que é preciso reduzir gastos ou até mesmo aumentar o orçamento.

Essa alocação das despesas na viagem de trabalho nos centros de custo é fundamental para o monitoramento adequado das finanças à partir da divisão das receitas e despesas. Mas, como controlar os gastos em viagens corporativas nos diferentes centros de custos? Confira abaixo porque um software especializado em gestão de viagens corporativas facilita o rateio de despesas de viagens por centro de custo:

Informações padrões armazenadas

Realizar um controle manual das despesas de viagem corporativas é um trabalho árduo, que exige tempo e está suscetível a erros. Cada lançamento realizado acaba consumindo um tempo além do necessário e, quando tempo é dinheiro, falamos de custos desnecessários. Um software de gestão de viagens facilita o dia a dia do gestor, pois permite que as informações referentes aos centros de custo e projetos estejam disponíveis. Isso otimiza também a rotina de outros setores da empresa, por não precisarem informar manualmente centro de custo ou projeto aos quais a despesa pertence.

Aprovações detalhadas

Por meio de um software de gestão de viagens corporativas é possível fracionar cada despesa para mais de um centro de custo na viagem corporativa. Como é possível personalizá-lo conforme a política de viagens da empresa e ao perfil do viajante, por exemplo, a visualização e aprovação das etapas do processo de viagem ou das despesas ficam mais claras.

Alocação de despesas no centro de custo correto

Já pensou integrar os gastos dos cartões de crédito corporativo, os adiantamentos e reembolsos das despesas de viagens corporativas? Isso é possível com um software de viagens, que automatizará todo esse processo, alocando as despesas nos projetos e centros de custo devidos. Dessa forma, todas as despesas vão para onde deveriam, reduzindo tempo de lançamento e, consequentemente, os custos com esse trabalho manual.

Alocação de despesas por projeto

A gestão do processo das viagens de trabalho não afeta apenas o gestor de viagens corporativas, mas também outras áreas, como Recursos Humanos (RH) e o Financeiro. Com um sistema automatizado, que disponibilize essa integração, qualquer movimentação do funcionário, por exemplo, reflete automaticamente no software de gestão de viagens. Assim, as despesas na viagem de trabalho sempre ficarão alocadas no centro de custo correto e serão enviadas para aprovação do seu respectivo gestor, mesmo que haja mudança de cargo ou setor do viajante.Além da alocação adequada das despesas de viagens por centro de custo, não é incomum que sejam criados projetos para alocação de despesas. Esse cenário pode acontecer quando há previsão de um grande número de viagens para um determinado objetivo, como um projeto de consultoria ou implantação de uma fábrica, por exemplo. E para que essa distribuição seja correta, contar com uma solução que ofereça a alternativa de alocar despesas nos devidos projetos, além do centro de custo é fundamental. Dessa forma, sua empresa poderá dispor da conciliação financeira das despesas do projeto de forma precisa e automática.

Integração com demais áreas da empresa

A gestão do processo das viagens de trabalho não afeta apenas o gestor de viagens corporativas, mas também outras áreas, como Recursos Humanos (RH) e o Financeiro. Com um sistema automatizado, que disponibilize essa integração, qualquer movimentação do funcionário, por exemplo, reflete automaticamente no software de gestão de viagens. Assim, as despesas na viagem de trabalho sempre ficarão alocadas no centro de custo correto e serão enviadas para aprovação do seu respectivo gestor, mesmo que haja mudança de cargo ou setor do viajante.

Agilidade na conciliação financeira e pagamentos

Os processos internos de viagens da sua empresa são descentralizados e realizados manualmente? Ao fazer o controle das despesas por centro de custo de forma manual, é exigido do gestor de viagens um consumo de tempo e esforço que ele atualmente não tem. A forma de lançamento manual também oferece riscos de ter problemas com a prestação de contas e o pagamento, caso as despesas sejam lançadas de forma incorreta, por exemplo. Um sistema automatizado permite realizar a conciliação segura de faturas por meio da análise das informações dos fornecedores disponibilizadas no sistema. Também evita problemas nos pagamentos aos colaboradores e fornecedores, pois durante todo o processo, é possível apurar tudo o que está sendo cobrado e o que é devido.

Se toda a sua preocupação estava em como organizar as despesas por centro de custo nas viagens corporativas, não há mais com o que se preocupar. A automatização de processos com um software de gestão de viagens é a melhor alternativa na busca por mais agilidade e redução de custos na rotina da empresa. Com informações padronizadas e armazenadas, integração de diferentes áreas da empresa e alocação de despesas de viagem nos centros de custo corretos, o gestor poderá otimizar recursos, tanto humanos quanto materiais, e gerar mais economia.

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