A rotina acelerada e as diferentes atividades envolvidas nos processos de uma transportadora traz aos administradores uma série de preocupações para que tudo aconteça conforme o esperado e os indicadores de produtividade logística sigam em constante crescimento.

O atendimento de prazos acordados com o clientes, o alcance das metas estabelecidas para a transportadora, o faturamento em dia e de acordo com os contratos fechados, são exemplos de números importantes para os indicadores logísticos de transporte em sua empresa.

Acessar e administrar todas essas informações por meio de diferentes fontes de dados torna-se inviável. Em especial se sua transportadora atua nos diferentes estados do país. Com tributações diferentes em cada estado, as cotações de valor de frete também precisam ser diferenciadas, certo? Considerando sempre o valor fiscal devido ao Estado.

Com um bom sistema de logística de transporte, informações relacionadas aos impostos que incorrem na rotina da transportadora são parametrizadas. Sempre que um novo negócio for fechado, o sistema dará o apoio necessário para que a cotação do frete considere a tributação do estado devido, sem a necessidade de conferência em diferentes fontes de informações, como as planilhas eletrônicas.

Em contrapartida, imagine fazer todas as rotinas fiscais envolvidas na atividade de uma transportadora manualmente, a partir de informações independentes entre si. Quando não integradas e sistematizadas, as informações são atualizadas manualmente e abrem espaço para uma grande margem de erro.

As informações não integradas demandam mais tempo do que sistemas automatizados, pois geram retrabalho e aumentam a necessidade de diferentes conferências. Além disso, utilizar sistemas não integrados ou planilhas eletrônicas, também traz dores de cabeça aos gestores responsáveis pela transportadora, pois estarão sempre preocupados com a confiabilidade das informações fornecidas.

A partir dos cenários descritos acima, está claro que para o gerenciamento de uma transportadora, algumas rotinas precisam ser muito bem administradas, prevenindo perdas futuras. Essa boa administração deverá ser baseada em indicadores logísticos de transporte e, para que as informações sejam confiáveis, um sistema de logística de transporte adequado às necessidade de sua empresa irá fornecer informações confiáveis e com baixa incidência de falhas.

Confira algumas dicas valiosas para esclarecer ainda mais como administrar sua transportadora e auxiliar em sua rotina:

➔ Defina bons processos de trabalho: estruturar rotinas padronizadas para suas equipes é indispensável para manter uma boa performance de trabalho em sua transportadora. Além disso, a padronização de processos aumenta a qualidade do serviço prestado por sua empresa, fidelizando clientes. Com processos bem definidos e a utilização de um bom sistema de logística de transporte, buscar melhoria contínua também será possível pois os profissionais responsáveis pelos processos terão melhor visão do todo. O profissional responsável pela manutenção da frota, quando utiliza sistemas independentes, terá diferentes controles e muitas informações podem ser perdidas. Com uma solução automatizada, em apenas uma tela terá acesso à todas as informações que precisa e poderá fazer análises mais apuradas, como a durabilidade das pastilhas de freio utilizadas pela transportadora, mapeando o melhor custo benefício do mercado, por exemplo;

➔ Respeite a legislação vigente: com diferentes regras e inúmeros detalhes, a legislação brasileira para o transporte de carga é imensa e, pode variar de acordo com o tipo de mercadoria transportada e o caminho a ser percorrido. Estar sempre em conformidade com a legislação vigente irá evitar multas ou penalizações, o que é ótimo para o bolso e para a imagem da empresa. Transporte todos os produtos com suas respectivas NF-e (notas fiscais eletrônicas), tenha sempre o CT-e (conhecimento de transporte eletrônico) emitido e, quando a viagem for interestadual, não esqueça do MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais). Além disso, esteja sempre atento à jornada de trabalho do motoristas, pois a legislação impõe algumas limitações de horários para quem atua com o transporte no Brasil. Conte com sistemas automatizados para os cálculos de impostos para entregas em diferentes localidades.

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➔ Mantenha todos os custos bem administrados: parece óbvio não? Mas é sempre bom relembrar que, quando um serviço é orçado, todos os custos envolvidos no transporte devem ser considerados para garantir a rentabilidade de uma operação e manter bons resultados nos indicadores de produtividade logística de sua empresa. Manutenção preventiva ou corretiva, combustível, remuneração dos envolvidos são alguns dos pontos que precisam ser considerados quando um negócio está prestes a ser firmado. Mais uma vez, um sistema de logística de transporte será essencial para ter acesso e controle sobre esses dados, apresentando informações consistentes. A partir desses dados, torna-se mais fácil precificar os serviços prestados em sua transportadora com a lucratividade que se almeja com suas operações.

➔ Esteja próximo do cliente: com o aumento de competitividade no mercado de transporte, algumas estratégias precisam ser adotadas para reter os clientes e, garantir boas referências para possíveis novos. Uma excelente possibilidade é manter-se próximo aos clientes, buscando excelência nos atendimentos, cada vez mais personalizados. Com todas as nuances do mercado, apresentar respostas rápidas e assertivas é um exemplo de excelência de atendimento e pode ser bem explorado com a utilização de um sistema de logística de transporte. Imagine que um embarcador aflito está tentando contato com o motorista de sua mercadoria mas, sem sucesso, ligue para sua transportadora. Por meio de uma solução automatizada, rapidamente será possível informar ao cliente a real localização da carga e projetar um horário estimado de entrega. Com certeza seu cliente ficará satisfeito com a rápida resposta e se sentirá ainda mais seguro da parceria firmada.

➔ Desenvolva indicadores de desempenho: toda a atuação de sua transportadora deve estar baseada na busca pela qualidade nos serviços prestados, não é mesmo? Desenvolver indicadores de produtividade logística é uma excelente maneira de medir e estar consciente da qualidade do serviço de sua empresa. Acompanhar mensalmente a quantidade de viagens realizadas e a satisfação de cada cliente, por exemplo, proporciona ao gestor da empresa entender efetivamente como está a satisfação de seus clientes e atuar em pontos estratégicos para a empresa. Acessar números relacionados à quantidade de notas fiscais lançadas, além de possibilitar o conhecimento da quantidade de carga transportada em um mês, também possibilita conhecer a performance da equipe. O controle dessas informações será facilitado com o uso de um sistema de logística de transporte capaz de armazenar essas e outras informações importantes.

Todas essas dicas contam com a necessidade de fácil acesso à informações seguras, consistentes e imprescindíveis para o gerenciamento de sua transportadora.  Consultá-las em ferramentas confiáveis será o diferencial para que a gestão seja adequada a realidade da empresa.

Opte por um sistema de logística de transporte integrado e que atenda todas as suas necessidades para facilitar a rotina e auxiliar no gerenciamento da empresa, minimizando os problemas causados por diferentes fontes de informação.

E se mesmo com essas dicas a administração de sua transportadora está te deixando de cabelo em pé, confira o ebook da Benner  para auxiliar em seus processos de gestão.