Atividades realizadas manualmente, em planilhas eletrônicas ou parcialmente via sistema, aumentam (e muito!) as chances de falhas operacionais nos processos da companhia. No setor de RH essas falhas podem inclusive, gerar processos trabalhistas. A recorrência de ações torna-se prejudicial para a empresa, seja pela perda financeira que proporcionam ou a imagem que o mercado faz da companhia.


Hoje, a maior causa de processos trabalhistas está relacionada ao requerimento de direito à horas extras, seguida por honorários, danos morais e não recolhimento do FGTS. Imagine o risco operacional de uma empresa que controla horas extras ou emite guias de recolhimento de forma manual! A utilização de tecnologias mais atuais, como um software de RH, com processamento de informações automatizados é a melhor alternativa para minimizar os riscos trazidos pelos processos manuais.


Você deve estar pensando: “as planilhas eletrônicas já me ajudaram tanto. Em inúmeras situações foram minha única fonte de informações para os diferentes processos do setor. Sempre ‘deu certo’. Por que eu deveria mudar agora?”.


Você tem razão! As planilhas eletrônicas auxiliam em diversas situações profissionais, pois são capazes de armazenar e condensar informações. Mas até que ponto elas são solução e a partir de que momento elas viram problema?


O crescimento de uma empresa e o consequente aumento no número de colaboradores, torna a administração de pessoas por meio de planilhas eletrônicas inviável, devido ao excesso de informações a serem administradas.


Planilhas muito extensas com informações diferentes utilizam muitas fórmulas e relacionam informações de outros arquivos. Para acessar todas essas informações, as planilhas são muito robustas e tendem a apresentar lentidão para acesso e até travamento na utilização. E quanto mais informações contidas na planilha, maiores as possibilidades de erros e as inclusões manuais favorecem os erros de digitação. Além disso, muitos usuários acessando as mesmas planilhas tendem a comprometer as informações, pois dados podem ser deletados ou alterados sem muito controle.


Outras informações, como por exemplo as taxas aplicadas para o recolhimento da contribuição do INSS do trabalhador, podem não ser informadas corretamente em uma planilha, gerando um grande risco operacional, pois as porcentagens variam de acordo com a remuneração do colaborador. Esse tipo de falha não intencional pode gerar maiores problemas para a companhia pois é obrigatório à todos os colaboradores CLT de uma empresa e, perante ao Ministério do Trabalho, pode ser interpretado como “má fé”, podendo gerar multas ou até  investigações judiciais. Além disso há grande facilidade para manipular informações em planilhas eletrônicas.


Curiosidade

Em 2001, após inúmeras investigações, constatou-se que a empresa Enron (companhia de energia americana) manipulava informações e com uma grande dívida a empresa abriu concordata. Sobre esse caso, Felienne Hermans (Universidade de Tecnologia de Delft, Holanda)  comenta que é uma oportunidade única para olhar dentro do funcionamento de uma grande organização e perceber como é difundida a má prática de uso de planilhas. Em outra situação, Felienne analisou 15.770 planilhas eletrônicas e encontrou 755 arquivos com mais de uma centena de erros. Esse número é representativo e reforça a necessidade de utilizar uma solução tecnológica mais atual.


Com um software de RH, alterações equivocadas de dados tornam-se muito mais difícil, pois é preciso acessar um campo específico para tal. Além disso, as alterações podem ser controladas, sendo possível somente aos usuários habilitados e, o acesso à determinados grupos de informações, como salário, por exemplo, pode ser restrito a usuários específicos. Com uma solução tecnológica automatizada, valores, como os das guias de recolhimento, serão calculados automaticamente, pois o sistema já estará parametrizado conforme a legislação, minimizando a incidência de falhas operacionais.


Gestores de RH precisam acessar informações confiáveis e consistentes. Investir em um software de RH que automatize o processo com segurança, e  minimize a possibilidade de erros, aumentará a performance do time de RH. O ganho em produtividade para a companhia é enorme. Uma solução tecnológica para administração dos processos de recursos humanos integra diferentes informações, dispensando o acesso a diferentes planilhas para concretizar um procedimento, tornando os processos mais ágeis e assertivos.

As planilhas eletrônicas são aliadas das empresas, podem e devem ser utilizadas como suporte para processos menores que envolvam poucas informações. Porém, devido ao risco operacional, não podem ser a única fonte para controles e administração dos processos operacionais do RH. E na sua empresa, será que já não é hora de trocar planilhas por soluções tecnológicas que agregam valor à sua operação?

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