Há algum tempo e graças ao avanço na tecnologia de informação, a gestão do departamento jurídico se tornou mais automatizada e prática. Isso muito se deve aos workflows, fluxos automatizados de ações e informações, que transformaram até mesmo o modelo de operação de muitas companhias.


É por meio de workflows que podemos diminuir as despesas, aumentar a produtividade, reduzir a burocracia  da empresa e da área jurídica, aumentar a gestão dos processos, escritórios terceiros e principalmente adequar os processos de governança da empresa com o mercado.


Existem no mercado soluções de WfMS (Workflow Management Systems), que prometem e garantem a automatização destes fluxos, porém, ainda cabe ao gestor a habilidade de desenhar, operacionar e gerenciar os melhores modelos para a sua empresa.


Neste sentido, nada melhor que optar por um software jurídico baseando-se em soluções que possuam workflow embarcado, com fluxos pré definidos para  diminuir custos de implantação, prazos ou mesmo de aquisição de uma ferramenta de WfMS.


Distinguem-se geralmente dois tipos de Workflow:


O workflow processual (também chamado “workflow de produção” ou “workflow diretivo”), que corresponde aos processos operacionais conhecidos da empresa e é  objeto de procedimentos pré-determinados: o andamento é “mais ou menos” bloqueado.


O workflow ad hoc é baseado em um modelo de colaboração, no qual os atores intervêm na decisão do andamento: o andamento é dinâmico.


Exemplos práticos de sua utilização:


  • Você já imaginou ter um sistema que faça a distribuição automática de processos para os escritórios externos, bastando apenas o advogado ter cadastrado algumas informações para conseguir fazer uma leitura e escolha do melhor escritório para aquela matéria em termos de custo, tempo e especialidade?

  • O que acha de não precisar mais validar se a despesa (honorários) do escritório está em acordo com as regras pré estabelecidas pelo contrato de prestação de serviços judiciais?

  • Pense em um  sistema que realiza as validações de alçada de pagamentos automáticas, baseado em regras de Compliance e gestão da empresa;

  • E se ele fosse capaz de gerar os fluxos de pagamentos automáticos com mais rapidez entre as decisões jurídicas e a área de controladoria da empresa?

  • Imagine que, além de tudo isso, ele possa gerar informações gerenciais em real time via e-mail aos escritórios e gestores jurídicos para acompanhamento das ações?

  • Aprove minutas, contratos e alçadas, controlando prazos, vigências, cláusulas e tudo isso de forma automatizada e sem a necessidade do controle humano sobre estas atividades. Interessante?



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Situações rotineiras:

Minuta do contrato pronta; O gestor jurídico já leu, alterou e revisou, e agora só faltam as considerações do diretor financeiro e do presidente da companhia para que o material seja homologado e enviado. Mas calma: será que já homologaram? E as alterações solicitadas pelo gestor jurídico, foram feitas? Esta é mesmo a última versão do documento?

Situações como essa são comuns no departamento jurídico de algumas empresas. Gerir as atividades e o envolvimento adequado de todas as pessoas e de todos os times, no momento certo e com as informações corretas. E como garantir a precisão nesse processo? A tecnologia de workflow - basicamente a automação desse fluxo de informações - é a única saída viável, especialmente se bem parametrizada e executada.

A funcionalidade de workflow pode sim ser um ponto focal para o aumento de produtividade e eficiência do departamento jurídico da sua empresa. Além das constantes mudanças organizacionais (saiba mais sobre a importância de um sistema customizável), o workflow também vem para facilitar a adequação da companhia ao aumento no volume de trabalho.

Isso mesmo! Enquanto a empresa tem poucos processos e contratos, controlados por um time jurídico reduzido, pode ser fácil saber quem assinou um documento ou quem está com determinada atividade. Agora, o cenário fica muito mais complexo com equipe interna grande e uma série de escritórios credenciados.

Voltando ao exemplo da confecção de contratos, até que uma versão seja oficializada e assinada por todas as partes, um processo cuidadoso de validação é requerido. São coletadas análises de diferentes pessoas, de mais de uma área da empresa. Há negociação e revisão de cláusulas, e até a aprovação final, diversas versões do mesmo documento são criadas.

Cabe ao departamento jurídico acompanhar o status de cada um desses contratos da companhia, em todos esses passos, a fim de:

  • Garantir que se trabalhe sempre na versão mais atualizada do documento;
  • Manter um acervo centralizado e padronizado dos contratos e seus aditivos;
  • Otimizar o processo de validação de contratos, garantindo o cumprimento de prazos.

Com o apoio do fluxo automatizado de informações, será possível a indicação automática de todos que participam do processo e dos próximos passos a serem seguidos. O controle de versionamento de arquivos fica mais eficiente e transparente, assim como o histórico dos pareceres emitidos por todos os agentes participantes. Além disso, há garantia total de que todos os interessados visualizam a mesma versão (e mais atual!) do documento.

Ajude o departamento jurídico da sua empresa a encontrar uma solução customizável com workflow, para controlar e acompanhar facilmente a execução  das atividades da área, envolver de forma produtiva os outros times e facilitar a tomada de decisão. Um software jurídico apoiado em workflow pode poupar horas e horas de trabalho de um time e gerar muita economia para a empresa.

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