Estima-se que as despesas de viagens corporativas estejam ocupando o terceiro lugar na lista das maiores despesas controláveis, perdendo apenas para a folha de pagamento e custos operacionais. A não adoção de tecnologias específicas faz com que as empresas deixem de tornar os processos mais eficazes e deixem de reduzir em até 30% seus custos com viagens.

Você já leu no post anterior sobre como reduzir custos com viagens corporativas. Agora, você vai saber como a implementação de um software ajuda a controlar as despesas de viagens corporativas tornando a redução de custos um processo ainda mais fácil.

Se o gestor de viagens precisa analisar custos, desenvolver uma política de viagem corporativa e também trabalhar o centro de custos, é hora de saber que fazer tudo isso manualmente não é a melhor opção para empresa. Sem contar que os riscos na hora de trabalhar cada detalhes do planejamento é bem grande.

Neste caso, um software de gestão especializado é o melhor caminho para controlar os gastos com viagem corporativa, otimizando os recursos, tanto humanos quanto materiais e, assim, aumentando sua economia. Ele é projetado para supervisionar, regular e coordenar as atividades de viagens e as despesas dos funcionários de uma empresa.

Entenda melhor as características do software de gestão que reduzem custo com viagem corporativa:  

  • Controle e integração das despesas de viagens corporativas

A demora na aprovação da despesa ou a falta de informações sobre o desligamento de um funcionário podem acarretar despesas extras e até indevidas para a empresa. Com um sistema automatizado, integrado com o ERP (software de gestão) da empresa voltado ao financeiro e contas a pagar, sua companhia recebe o apontamento dos custos das viagens, a alocação dos custos nos devidos projetos, realizando a conciliação financeira das despesas de viagem.

Essa conciliação propicia a gestão efetiva das viagens corporativas, na busca de maior alinhamento às estratégias da empresa, redução de retrabalho e aumento de acuracidade e controle nos dados gerados. Assim, há maior garantia que as despesas serão alocadas no centro de custo correto!

  • Gestão automatizada das políticas de viagens

O controle de informações e gastos é potencializado com a ajuda do software que permite acompanhar diversos planos orçamentários, centros de custo e projetos, com a alocação correta das despesas.

Com um software de gestão de viagens, as pilhas de papel são reduzidas, o cansativo fluxo de e-mails para aprovação e a conferência manual das faturas de  fornecedores também. Bastam alguns minutos para que o registro de despesas, a validação de reembolso, a aprovação e a alocação dos valores sejam realizadas.

  • Maior economia com as viagens corporativas

Com um software especializado em gestão de viagens corporativas, as aprovações e a visualização de despesas são facilitadas, dando visibilidade quanto ao atendimento das políticas ou motivos para que os custos de determinada viagem estejam acima do ideal.

Assim, é possível ter maior controle e integração dos gastos dos cartões de crédito corporativo e virtuais, dos adiantamentos e reembolsos das despesas de viagem, automatizando o processo e alocando as despesas nos projetos e centros de custo devidos.

Se você deseja reduzir custos com viagens corporativas, otimização de processos, está na hora de conhecer a solução Benner de Gestão de Viagens Corporativas. Em pouco tempo, você vai poder ter uma tomada de decisão mais rápida e assertiva para a sua empresa!

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