Surgiu de última hora uma reunião importante e toda a equipe de marketing da sua empresa precisará participar. Como essa reunião será em outra cidade, você precisa organizar rapidamente todos os detalhes da viagem corporativa. Quando foi cotar os gastos, você achou uma promoção de passagem aérea muito em conta para o orçamento da viagem. Porém, para finalizar a compra, precisa da autorização da diretoria, que quase nunca está disponível, tem muitas reuniões e fica pouco na empresa. Como um software de viagem corporativa pode lhe ajudar nesse processo de aprovação?

Os benefícios de contar com um software de gestão de viagem corporativa vão muito além de conseguir promoções de pacotes de viagem. Especializados, esses softwares facilitam e agilizam o fluxo de trabalho na empresa, permitindo uma programação antecipada de viagens. Dessa forma, proporciona ao gestores de viagens uma visão geral dos processos dessa área.

Segundo o portal PanRotas Corporativo, o futuro da gestão de viagens está na tecnologia. Baixar custos e otimizar processos de maneira eficiente é um investimento a ser feito por empresas de pequeno e grande porte, implementando ferramentas de gerenciamento que reduzam despesas de viagens corporativas sem comprometer o atendimento a clientes.

Um software de viagens corporativas pode ser customizável para aprovação de passagens, hotéis, entre outras despesas e, como isso, o processo torna-se simples e rápido. Os sistemas garantem a automatização dos processos, assegurando integração e melhorando o acompanhamento e aprovação das viagens. 

Confira cinco facilidades que um software de gestão de viagens corporativas pode garantir à sua empresa no processo de aprovação dos gastos:


1 - Parametrização das Políticas de Viagens

Todas as etapas e autorizações do processo já estarão definidas, garantindo maior facilidade de gestão. Limites por trechos, antecedência mínima, autorizações e detalhes do perfil do viajante, por exemplo, podem ser customizadas por padrão. Com uma solução automatizada, a garantia do cumprimento das políticas de viagem da empresa é muito maior, pois os profissionais que solicitam logística de viagem ou adiamentos de valores têm essas solicitações obrigatoriamente validadas.

2 - Aprovação automática

Apesar de algumas empresas ainda terem dúvidas sobre o tema, com a política de viagens já parametrizada, a etapa de aprovação de viagem pode ser automática quando a solicitação está dentro da política estabelecida. Mas, se for necessário o aval de um superior, isso pode ser feito de maneira rápida e eficiente com apenas um clique ou um toque, por meio de smartphones ou tablets.

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3 - Redução de tempo

Intensas trocas de e-mail ou inúmeras conversas com os gestores para confirmar as autorizações dos viajantes darão lugar a outras atividades com a utilização de um software de gestão de viagens corporativas. Como tudo estará parametrizado, o número de retrabalhos será quase inexistente e o tempo gasto com o processo de aprovação também será reduzido. Com as informações consolidadas em apenas um local, disponíveis a apenas um clique, avaliar e gerenciar o fluxo de viagens corporativas torna-se mais rápido e eficiente. Além disso, é possível imprimir ritmos de aprovação diferentes, de acordo com a natureza do item. Por exemplo, se a viagem é para uma pequena cidade e o hotel não tem reservas online. É possível adiantar e acelerar a compra das passagens aéreas, para garantir as melhores tarifas, enquanto a reserva do hotel acontece em paralelo, em outro momento.

Logo acima, foram citados os dispositivos móveis, e vale salientar aqui que, a facilidade de aprovação por meio deles e o recebimento de e-mail com as pendências de aprovação aceleram - e muito - esse processo.

Afinal, é difícil não estar com um celular ou tablet por perto, o tempo todo, não é mesmo?

Além disso, que tal contar a possibilidade de trabalhar com aprovador substituto? Se necessário, facilmente o substituto poderá aprovar a solicitação.
Perda de prazo de emissão de passagens - e necessidade de compras mais caras, nunca mais!

4 - Otimização da verba

A possibilidade de self-booking, quando o solicitante pode fazer o agendamento da viagem internamente de maneira automatizada, é uma das soluções para promover a redução de custos com viagens corporativas na sua empresa. Dessa forma é possível administrar melhor os custos com viagens, acelerar as decisões e garantir sempre a melhor tarifa. Essa agilidade ao lidar com despesas de viagens corporativas, otimiza o uso das verbas dos viajantes, afinal, com orçamento não se brinca!

5 - Emissão de passagens por meio de self-ticket

Com o self-ticket, os processos para realização das viagens corporativas são automatizados. A pesquisa de voos e hotéis, autorização eletrônica e a emissão de bilhetes aéreos serão realizadas pelo próprio viajante.

Independente do porte da empresa, a aquisição de um software de gestão de viagens corporativas é extremamente importante para controle de fluxo e despesas de viagens. Uma solução tecnológica permite que a aprovação de gastos e autorizações das viagens da sua empresa sejam realizadas de forma ágil e prática, otimizando o seu tempo e dinheiro. Além disso, a tecnologia é a melhor aliada para tornar a gestão de viagens corporativas mais estratégica na sua empresa!