Você ainda utiliza planilhas eletrônicas, sistemas muito manuais ou desatualizados para realizar tarefas rotineiras? Se sua resposta for positiva, já deve ter passado por situações em que alguma falha operacional causada pelo responsável pela tarefa tenha comprometido alguma informação ou as atividades da empresa. Caso sua resposta tenha sido negativa talvez, em um outro momento, você tenha vivenciado essa mesma situação e, optar por um software de logística e transporte tenha sido a solução encontrada. Se essa foi sua opção, parabéns! Você tomou uma decisão muito assertiva.

Situações provocadas por falhas na operação, além de desconfortáveis para os envolvidos, também podem gerar prejuízos financeiros para a empresa. Quando o planejamento de sua empresa é desenhado, é importante prever a quantidade de gastos com impostos. Imagine que a porcentagem de um imposto esteja errada em uma planilha de controle e mensalmente esse imposto está sendo apurado incorretamente: uma porcentagem maior do que a devida para o Estado. Essa situação trará algumas adversidades como, por exemplo, um planejamento financeiro falho, pautado em informações inconsistentes e, em situações mais extremas, problemas com a Receita Federal.

Utilizar um sistema de mercado, que auxilie nas rotinas diárias, que execute as tarefas operacionais do usuário e forneça informações consistentes, poderá proporcionar melhoria dos indicadores de produtividade logística e crescimento de sua transportadora.

Confira no quadro abaixo algumas possibilidades de falhas operacionais que um software de logística e transporte pode minimizar!

Problemas

  1. Controlar materiais em estoque por meio de planilhas eletrônicas pode causar diferentes falhas como ter menos produtos do que consta ou não na planilha ou ainda porque um filtro está ativado. Imagine que situação desagradável: prometer entregar ao cliente seis produtos de acordo com o que consta no "sistema" e quando buscar o material no estoque físico ter apenas três.
  2. Nas empresas de logística com mais de uma planta espalhadas pelo país, administrar informações por meio de planilhas eletrônicas pode fazer com que tudo pareça uma “Torre de Babel”. Administradas por pessoas diferentes, as planilhas em cada unidade podem apresentar informações truncadas e desconexas entre si. Os dados não são padronizados e, por vezes, o valor de venda praticado pode ser diferente e gerar desavenças internas.
  3. Realizar o controle das informações financeiras por meio de planilhas eletrônicas proporciona um alto risco de surpresas desagradáveis. Com vários usuários acessando às informações, números importantes podem ser deletados ou ainda determinadas informações consultadas podem estar erradas por um simples filtro ativado ou, uma fórmula incorreta.
  4. Atividades como apuração de impostos, são importantes para a empresa, pois apurar incorretamente, além de prejuízo, pode complicar a situação com o Governo, como foi citado anteriormente. Além disso, caso sejam realizadas incorretamente, todas as planilhas de controle precisarão ser revistas e corrigidas, gerando grande retrabalho e redução de produtividade.

 

Soluções

  1. Com um software de logística e transporte, quando um material entra no armazém precisa ser cadastrado e, quando sai, precisa ser dado baixa. A quantidade de um material específico será mais precisa. Informações sobre a quantidade de um material específico serão mais exatas, prevenindo situações desconfortáveis com clientes ou até mesmo fornecedores.
  2. Softwares específicos de logística, são capazes de gerenciar múltiplas plantas. Armazenam informações que são compartilhadas nas diferentes unidades de uma transportadora, padronizando processos internos. Com essa ferramenta os gestores terão acesso às informações das diferentes unidades podendo acompanhar e controlar com maior exatidão os indicadores de produtividade logística de cada planta.
  3. Utilizar um software de logística e transporte proporciona facilidade de acompanhamento diário dos números financeiros além de segurança das informações armazenadas. Restringir o acesso ao software, com informações liberadas para usuários chave ou então bloqueio para alterações, minimiza a possibilidade de informações importantes serem deletadas ou então de serem acessadas por usuários errados.
  4. Sistemas automatizados são parametrizados para atender a legislação vigente de acordo com a localidade. Falhas como apurações incorretas não acontecem, pois o sistema faz o cálculo  de acordo com o que já está parametrizado. Também, um fornecedor de software atualiza as parametrizações de impostos em conformidade com a receita federal.

 

cta-horizontal-benner-logistica-p3Ainda está em dúvida sobre continuar com as planilhas eletrônicas ou investir em um software de logística e transporte? Conheça as soluções da Benner e explore suas infinitas possibilidades de melhoria.Essas são algumas das possíveis melhorias que um  software de logística e transporte pode proporcionar à sua transportadora. As atividades realizadas manualmente, além de incorrer em falhas reduzem a produtividade. Modernizar as rotinas da transportadora poderá minimizar situações desagradáveis e melhorar o  desempenho dos profissionais. E também facilita a realização de atividades operacionais, proporciona ao colaborador mais tempo para dedicar-se à atividades mais estratégicas para empresa, com maior valor de negócio agregado. Além disso, com a nova geração profissional que está no mercado (ligada na tecnologia), utilizar sistemas informatizados proporciona maior motivação para a realização das rotinas.