Informatizar e automatizar os processos do departamento jurídico têm lá suas complexidades, entre outros fatores, por envolver a integração dos escritórios credenciados ao mesmo sistema de organização jurídica e contábil da empresa. 

E o que dizer, então, quando o desafio em questão é garantir a governança corporativa em nível internacional, alinhando os processos dos departamentos jurídicos das filiais em outros países?

Um dos primeiros passos para isso é mapear os departamentos jurídicos que se desejam integrar, conhecendo o contexto em que estão inseridos nos seus países (legislações a que respondem, indicadores e outros controles que são feitos e assim por diante). Nesse levantamento, é importante considerar ainda a quantidade de escritórios credenciados com os quais o departamento da filial se relaciona.

Conquistar a adesão do time no local é um passo fundamental para as etapas seguintes. Afinal de contas, o engajamento será um combustível valioso para que toda essa engrenagem funcione muito bem. Além das legislações específicas de cada nação e seus respectivos controles contábeis, cada filial pode ter seus processos e modos de operação específicos, sem contar ainda a interface com os escritórios tercerizados.

Adicione a tudo isso o fator das culturas organizacionais de cada local, que você bem sabe como é isso na prática por manter contato com essas áreas do exterior. Pode parecer uma missão impossível, mas implantar um sistema de gestão integrado que contemple esses desafios e centralize as informações, reduzindo custos operacionais, é uma solução que pode estar mais ao seu alcance do que você imagina.

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Outras estratégias que colaboram nesse contexto é reunir as ocorrências percebidas nos últimos meses e que geraram impacto no cumprimento de prazos ou mesmo na qualidade das peças processuais. Essas evidências ajudam a fundamentar a necessidade da integração e de implementar uma solução que os apoie no desafio de otimizar a gestão de custos e de estabelecer um eficiente acompanhamento dos escritórios credenciados, potencializado a produtividade da área, a partir de controles integrados e com acesso facilitado em qualquer local.

Para ilustrar melhor como um sistema de gestão integrado pode possibilitar maior eficiência na gestão de custos, veja essa situação: atualmente, boa parte dos controles de pagamentos feitos a credenciados pode ser feita por meio de planilhas específicas, geridas pelo escritório de advocacia ou mesmo pela empresa. Considerando que cada um deles tenha uma modalidade de pagamento (por honorários, por reembolso ou outro acordo estabelecido), esse controle manual, mantido por e-mail ou em planilhas de excel, podem gerar precariedades.

Havendo integração, a partir de um software de gestão, por exemplo, é possível dar mais transparência ao processo, tanto para os departamentos jurídicos de cada país, bem como para os credenciados, facilitando o trabalho em parceria e evitando riscos de pagamentos errados. E normalmente esses fatores podem interferir na relação entre a empresa e os terceirizados, um princípio fundamental para alcançar bons resultados. Sem contar, ainda, os diferentes câmbios envolvidos nas transações, e se não for devidamente acompanhando pode trazer um impacto financeiro significativo na gestão de custos.

Outro fator relevante, visto com atenção por empresas que conseguiram integrar diferentes culturas organizacionais, é o desafio que o departamento possui para promover a integração das informações jurídicas com o ERP. Um sistema que favoreça a governança corporativa possibilita ainda a geração de indicadores estratégicos, tais como o desempenho em audiências e dados que apoiem ações de previsibilidade, facilitando a implantação de medidas preventivas e de melhorias em procedimentos internos.

Essas são recomendações importantes ao buscar uma solução tecnológica que seja eficaz na integração dos departamentos jurídicos de cada país. Nós trouxemos aqui, em outro post, como a Atento Brasil conseguiu fazer isso e quais os benefícios que ela obteve a partir dessa integração. Por isso, avalie muito bem esses e outros fatores relativos ao seu negócio antes de decidir pela  solução tecnológica sem mais adequada às suas necessidades.