Fazer toda gestão das despesas de viagens corporativas não é uma tarefa simples. Ter todo controle de gastos, política e conciliação das notas, pagamento a fornecedores, e alocação das despesas no lugar certo exige esforço. E, sim, todas essas etapas são necessárias para que seja feito um controle e análise dos gastos com viagens corporativas de uma empresa.

A ABRACORP (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas) divulgou sua pesquisa de vendas do 1º. Semestre 2017, que contempla o total das vendas e transações realizadas pelas associadas do órgão.
O setor apresentou um aumento de 9,12% nos valores, em relação ao ano anterior. Os líderes são gastos com transporte aéreo, doméstico e internacional.

A boa notícia é que todos esses processos podem se tornar muito mais simples e deixar de ser motivo de tensão na empresa. Afinal, você já sabe que o controle manual, além de improdutivo, é passível de erros, não é mesmo? Já que existem ferramentas especializadas no mercado porque não utilizá-las?

Você já viu aqui no blog a importância e os benefícios de automatizar os processos do software de viagem corporativa.  Mas se você tem medo de contratar e fazer a implementação do software - calma! Você não é único. É muito comum surgirem dúvidas a respeito da complexidade do processo e até sobre a capacitação da empresa para utilizá-lo. Qual o melhor caminho para aplicar a tecnologia e qual o melhor fornecedor para sua empresa?

Abaixo, você vai poder tirar suas dúvidas, saber como escolher o fornecedor certo e ficar mais tranquilo na hora de fazer a implementação.

1. O software de viagem corporativa é vantajoso? 

Se você acompanhou os outros posts sobre esse tema, já vai saber que é, sim, uma grande vantagem investir em um software de gestão. É bem claro que utilizar a tecnologia para fazer gestão de viagens corporativas - é mais confiável do que depender de processos manuais, muito passíveis a erros, inclusive. 

Um dos principais benefícios do software de viagem corporativa é a conciliação de faturas com os fornecedores, trazendo economia, agilidade e integração à operação. Com o controle das faturas de cartões de crédito e a administração integrada no sistema das agências de viagens, o processo é totalmente automatizada com integração ao ERP da sua empresa. As estatísticas apontam que um software ajuda a reduzir custos com viagens corporativas em pelo menos 10%.

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2. A implementação do software de viagem corporativa é complexa?

Se você tentar fazer sozinho certamente será um processo complexo. Mas não é o caso quando você pode contar com uma empresa especializada que, além de fazer toda a implementação do software de viagem corporativa, também vai te ajudar na capacitação do seu time. Isso mesmo, seu software de gestão de viagens corporativas será utilizado pelos mais diversos níveis e colaboradores da empresa. E todos precisam conhecê-lo!

Seu fornecedor deve apoiar na configuração e uso da ferramenta - deixando o sistema de acordo com as necessidades da sua empresa e sem dúvidas sobre a forma de utilização.

3. Qual capacitação os funcionários precisam ter? 

Sobre isso, você não vai precisar ter grandes esforços. Uma empresa especializada, além de fazer a implementação do software de viagem corporativa, também é responsável por treinar os colaboradores em como operar o software, além de deixar disponível uma central de suporte. Uma solução especializada e forte no mercado, deve ser intuitiva e ter interface amigável, o que facilita seu uso e quebra a resistência dos usuários.

Com um software de gestão de viagens e despesas, como o da Benner, será mais fácil ter controle e gerar economia com as viagens corporativas. De quebra, você ainda pode tornar a atuação da área responsável mais estratégica para a organização.

A Benner é especialista nessa área e se você ainda tem alguma dúvida, entre em contato com a gente e solicite uma demonstração!