Quantas vezes o orçamento para viagens corporativas fecha com o planejado na sua empresa? Para muitas companhias, a viagem corporativa é uma parte necessária da vida comercial. E não é para menos, já que elas são fundamentais para aumentar as vendas, contatos, desenvolver novos fornecedores, parcerias, entre outros.

Segundo Indicadores Econômicos das Viagens Corporativas (IEVC) as receitas com viagens corporativas totalizaram em 2016, R$ 78,1 bilhões, em 2015 o setor foi responsável pela geração de 725.589 empregos diretos e indiretos.

Mesmo com tanto movimento, muitas empresas ainda têm No entanto, muitas dessas empresas tem dificuldade na hora de controlar as despesas de viagens corporativas - e manter os custos das viagens comerciais sob controle deve ser sempre uma prioridade de gerenciamento. Por isso, é extremamente necessário saber como controlar e como reduzir custos com viagens corporativas.

As viagens de negócios nem sempre podem ser planejadas com a antecedência necessária. Muitas vezes é preciso correr para aproveitar uma oportunidade comercial ou então para solucionar um problema que não pode esperar pela melhor tarifa. Mas existem várias maneiras de economizar.

Para controlar as despesas de viagens corporativas, e não estourar o orçamento planejado, é preciso dar o primeiro passo, que é mapear e entender como se comportam os custos com essas viagens, para então traçar as ações que vão ajudar na redução.

Viagem corporativa de surpresa acontece com frequência em todas as empresas, por mais que exista um planejamento prévio. Mas ter uma política de viagens bem definida, verbas previstas, e o comportamentos dos custos em mãos pode ajudar a reduzir os impactos financeiros dessas surpresas.

Por isso, considere estas dicas para reduzir as despesas de viagem da sua empresa:

  •  Criar e colocar em prática a política de viagens

A política de viagens corporativas é um documento organizacional que estabelece todos os detalhes e aspectos envolvidos na realização de uma viagem de negócio. Se esse documento apresenta tantos detalhes assim, é certo que ele precisa ser extremamente claro para que não haja ambiguidade ou confusão. Certo?

Além de clara, é ideal que a política também consiga ser abrangente, para visualizar hipóteses dos fluxos na solicitação para a autorização de uma viagem. Dessa forma, é possível ter um norte maior das ações para que haja melhor custo-benefício e facilite na hora da tomada de decisões. Para isso, o ideal é que também seja divulgada e possua fácil acesso. O uso de uma solução especializada pode auxiliar liberando tempo e espaço na agenda para repensar e aplicar as políticas de viagens.

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  • Aplicar os centros de custos


O centro de custo pode ser uma ferramenta certeira para quem deseja reduzir os gastos na organização.

Nas viagens corporativas, ele é importante por ser uma informação que pode ser inserida nos lançamentos financeiros para ajudar na administração das receitas e despesas dos colaboradores viajantes.

O uso de um software especializado pode fazer uma análise gerencial dos custos da sua empresa com viagens. Com o histórico desses dados você pode, inclusive, propor novas políticas e parcerias mais vantajosas para sua empresa. Com o controle dos centros de custos é possível descobrir o porquê de cada gasto e mensurar se eles são realmente necessários ou podem ser repensados!

  •  Fazer uma análises dos custos

A análise dos custos é essencial para ver onde negociar, com quem, onde buscar descontos e preços mais baixos. Isso aumenta a margem no orçamento, dando folga para os imprevistos. E isso só é possível com o auxílio da tecnologia!

Ter esse planejamento prévio permite que se tenha um panorama muito mais claro do todo. Deixando em vista como o dinheiro é gasto durante os deslocamentos. Assim, mostra também se a política de viagens está sendo aplicada de forma correta e se a sua aplicação tem sido benéfica aos benefícios da empresa.

Com esses passos as viagens surpresas não serão tão comprometedoras, pois a empresa terá estrutura para essas demandas. Com automatização e otimização de processos, além de tomada de decisão mais rápida e assertiva, toma ações estratégicas e ajuda a preservar os resultados da companhia.

A gestão das viagens ganha melhor desempenho e controle quando se adota um software específico que pode auxiliar em cada um dos procedimentos - potencializando as vantagens competitivas.